Zeiterfassung Pflicht 2026: Was heute gilt und was der Gesetzentwurf ändern würde

Stand: 7. September 2026. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 ist an diesem Tag weder vom Kabinett beschlossen noch in den Bundestag eingebracht. Diese Seite wird bei jedem Schritt des Verfahrens neu geprüft; das Datum oben ist der Tag der letzten Prüfung an der Quelle.

Wer in Deutschland Beschäftigte hat, muss deren Arbeitszeit erfassen. Das ist keine Ankündigung, sondern seit September 2022 geltende Rechtslage, ausgesprochen vom Bundesarbeitsgericht. Was viele Betriebe verunsichert, ist die Frage nach der Form: Muss die Erfassung elektronisch sein, und ab wann? Diese Seite trennt drei Dinge, die in Ratgebern oft vermischt werden: was heute verbindlich gilt, was das Gesetz wörtlich verlangt, und was ein Entwurf ändern würde, der noch kein Gesetz ist. Jede Aussage zur Rechtslage ist mit einem wörtlichen Zitat und der Quelle belegt.

Das Wichtigste in drei Sätzen

• Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht heute. Das Bundesarbeitsgericht hat sie 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet; sie gilt für alle Arbeitgeber und nicht nur für Überstunden.
• Eine elektronische Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 nur die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit; der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nennt keine bestimmte Form.
• Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde die elektronische, tagesaktuelle Erfassung zur Regel machen. Er ist bis zum oben genannten Stand nicht beschlossen; ein Datum, ab dem er gilt, gibt es nicht.

Was heute gilt: der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts

Am 13. September 2022 hat der Erste Senat des Bundesarbeitsgerichts entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pressemitteilung 35/22 fasst den Beschluss 1 ABR 22/21 so zusammen:

"Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."

Und in der Begründung:

"Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen."

Drei Punkte folgen daraus. Erstens: Die Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz, nicht das Arbeitszeitgesetz. Die Pflicht besteht deshalb unabhängig davon, ob der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz noch ändert. Zweitens: Sie betrifft die geleistete Arbeitszeit insgesamt, nicht nur die Mehrarbeit. Drittens: Der Beschluss verlangt ein System, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann, ohne eine bestimmte Form vorzuschreiben. Ein Papierbogen, eine Tabelle oder eine App erfüllen die Pflicht gleichermaßen, solange die Arbeitszeit tatsächlich erfasst wird.

Was im Arbeitszeitgesetz steht

Das Arbeitszeitgesetz selbst ist bis heute enger als der Beschluss. § 16 Absatz 2 lautet:

"Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren."

Aufzuzeichnen ist nach dem Wortlaut also nur die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, und die Nachweise sind zwei Jahre aufzubewahren. Genau diese Lücke zwischen dem Gesetzestext und der vom Bundesarbeitsgericht festgestellten Pflicht soll die geplante Änderung des Arbeitszeitgesetzes schließen. Bis dahin gilt beides nebeneinander: die Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit aus § 16 und die umfassende Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts.

Woher die Pflicht ursprünglich kommt: der Europäische Gerichtshof

Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts setzt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 um (Rechtssache C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank). Randnummer 60 des Urteils:

"Um die praktische Wirksamkeit der von der Richtlinie 2003/88 vorgesehenen Rechte und des in Art. 31 Abs. 2 der Charta verankerten Grundrechts zu gewährleisten, müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann."

Das Urteil richtet sich an die Mitgliedstaaten und ist technikneutral: "objektiv, verlässlich und zugänglich" beschreibt Eigenschaften des Systems, nicht ein Medium. Die Aussage, die EU verlange eine digitale Zeiterfassung, findet sich im Urteil nicht. Was das Urteil verlangt, ist die tägliche Arbeitszeit jedes einzelnen Beschäftigten, messbar und nachprüfbar.

Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026: was er ändern würde

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Der Entwurf selbst ist nicht amtlich veröffentlicht; das Ministerium hat ihn nach dem Bericht der Kanzlei Gleiss Lutz "zwischenzeitlich als 'interne Arbeitsfassung'" bezeichnet. Nach den veröffentlichten Zusammenfassungen der Kanzleien Gleiss Lutz und Osborne Clarke sieht er im Kern vor:

• Elektronische Aufzeichnung als Regelfall. Gleiss Lutz: "Das Gesetz sieht als Regelfall die elektronische Aufzeichnung vor, und zwar am Tag der Arbeitsleistung (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E)." Aufzuzeichnen wären Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten.
• Am Tag der Arbeitsleistung. Eine nachträgliche Erfassung wäre die Ausnahme; nach Osborne Clarke könnte per Tarifvertrag eine Frist von bis zu sieben Kalendertagen vereinbart werden.
• Ausnahme für Kleinstbetriebe. Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern und Privathaushalte sollen von der elektronischen Form ausgenommen bleiben; die Pflicht zur Erfassung selbst gilt für sie weiter.
• Übergangsfristen nach Betriebsgröße ab Inkrafttreten (§ 16 Abs. 9 ArbZG-E): ein Jahr für alle Arbeitgeber, zwei Jahre unter 250 Beschäftigten, fünf Jahre unter 50 Beschäftigten.
• Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit, wenn die Tarif- oder Betriebsparteien das vereinbaren und der Gesundheitsschutz gesichert bleibt.

Wo das Verfahren steht (Stand oben): Ein Referentenentwurf ist der erste Textentwurf eines Ministeriums. Es folgen die Abstimmung zwischen den Ressorts, der Kabinettsbeschluss, dann die Beratungen in Bundestag und Bundesrat. Zum Stand dieser Seite gibt es keinen Kabinettsbeschluss und kein parlamentarisches Verfahren; ein Fachbeitrag vom 19. August 2026 fasst es so zusammen: "Endgültig beschlossen ist also nichts." Inhalt, Fristen und Ausnahmen können sich bis zu einem Beschluss noch grundlegend ändern. Wer Ihnen heute ein Datum nennt, ab dem die elektronische Erfassung verpflichtend ist, nennt ein Datum, das in keinem beschlossenen Text steht.

Was Sie heute tun sollten

Unabhängig davon, wie der Entwurf ausgeht, ist die Rechtslage für Ihren Betrieb heute klar genug, um danach zu handeln:

1. Erfassen Sie die Arbeitszeit aller Beschäftigten, nicht nur die Überstunden. Das ist die Pflicht aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts.
2. Erfassen Sie täglich Beginn, Ende und Dauer. Das verlangt der Europäische Gerichtshof ("tägliche Arbeitszeit"), und es ist zugleich das, was der Entwurf zur Regel machen würde. Wer heute so erfasst, muss bei einer Gesetzesänderung nichts umstellen.
3. Wählen Sie ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Eine nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllte Tabelle ist keines dieser drei Dinge; ein Nachweis, der im Moment der Arbeit entsteht und nachträgliche Änderungen sichtbar macht, ist alle drei.
4. Bewahren Sie die Nachweise auf. § 16 Absatz 2 verlangt für die Mehrarbeit mindestens zwei Jahre; die Erfassung der gesamten Arbeitszeit sollten Sie mindestens ebenso lange vorhalten können.

Wie Clocker das abdeckt

Clocker legt die Rechtslage nicht für Sie aus, sorgt aber dafür, dass die Erfassung in dem Moment entsteht, in dem gearbeitet wird:

• Beginn und Ende: Beschäftigte stempeln sich auf dem eigenen Smartphone ein und aus; die Standortprüfung bestätigt, dass sie sich dabei am Arbeitsort befinden. Zeit, Ort und Urheber des Eintrags sind sofort festgehalten, also am Tag der Arbeitsleistung.
• Dauer und Zuschläge: Die tägliche Dauer wird aus Beginn und Ende gebildet; Nacht-, Wochenend- und Überstunden werden automatisch getrennt ausgewiesen, mit den Prozentsätzen aus Ihrem Tarif- oder Arbeitsvertrag.
• Einsätze vor Ort: Stunden lassen sich einem Auftrag mit Kartenmarkierung zuordnen, sodass Sie je Tag und Person sehen, wo gearbeitet wurde und was der Einsatz gekostet hat.
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und freie Tage werden als Antrag und Genehmigung geführt, jeweils mit ihrer Art, sodass die Erfassung keinen leeren Tag zeigt, sondern den Grund.
• Änderungen: Jede nachträgliche Korrektur speichert, wer sie wann vorgenommen hat. Das ist der Unterschied zwischen einem Nachweis, der einer Prüfung standhält, und einem, der es nicht tut.
• Export: Die Erfassung eines beliebigen Monats exportieren Sie als PDF für die Lohnabrechnung oder eine Prüfung und legen sie zu Ihren übrigen Unterlagen.

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21, Pressemitteilung 35/22: bundesarbeitsgericht.de
• Arbeitszeitgesetz, § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise: gesetze-im-internet.de
• Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 (CCOO): eur-lex.europa.eu
• Stand des Verfahrens (kein Kabinettsbeschluss), Fachbeitrag vom 19. August 2026: disponic.de; am Stand-Datum dieser Seite meldet keine Quelle einen weiteren Schritt.
• Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026, Zusammenfassungen: Gleiss Lutz und Osborne Clarke