Evidencija radnog vremena 2026: tko je mora voditi i što mora sadržavati

Ako zapošljavaš bar jednu osobu, evidenciju radnog vremena moraš voditi. To ne ovisi o veličini firme ni o branši: isto pravilo vrijedi za obrt s jednim zaposlenim i za tvrtku sa stotinu radnika. Ova stranica sažima što točno propisi traže, s doslovnim citatima i poveznicama na izvore. Sve što nije citat provjereno je uz propis na dan naveden iznad naslova.

Tko mora voditi evidenciju

Obveza dolazi iz Zakona o radu, članak 5.:

"Poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni." (...) "Evidencija iz stavka 1. ovoga članka mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu."

Zakon dakle traži dvije evidencije: o radnicima i o radnom vremenu. Što točno ulazi u svaku i kako se vode propisuje Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine 55/2024), koji je prema članku 25. "stupa na snagu 1. listopada 2024. godine". Sve što slijedi odnosi se na taj Pravilnik, koji je i danas na snazi.

Što mora sadržavati evidencija o radnom vremenu (čl. 13.)

Članak 13. stavak 1. nabraja podatke koje evidencija mora sadržavati za svakog radnika i za svaki dan. Izdvajamo one koji se u praksi najčešće propuštaju, doslovno iz Pravilnika:

"3. početak rada
4. završetak rada
(...)
6. ukupno dnevno radno vrijeme
7. sati terenskog rada
8. sati pripravnosti
9. vrijeme nenazočnosti na radu:
a) sati korištenja odmora (...)
b) neradni dani i blagdani (...)
c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad (...)"

Tri stvari vrijedi naglasiti. Prvo, početak i završetak rada su zasebni podaci, ali ih Pravilnik ne traži od svakog poslodavca bezuvjetno. Stavak 3. istog članka:

"Podatke iz stavka 1. točaka 3. i 4. ovoga članka poslodavac je dužan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu."

Provjeri, dakle, ugovore o radu, pravilnik o radu i kolektivni ugovor koji se na tebe primjenjuje: ako bilo koji od njih predviđa bilježenje početka i završetka rada, evidencija koja bilježi samo "8 sati" bez vremena dolaska i odlaska ne sadrži ono što članak traži. Ako ne predviđa, ukupno dnevno radno vrijeme (točka 6.) ostaje obvezno u svakom slučaju. Drugo, sati terenskog rada i sati pripravnosti su vlastite stavke: za ekipe na gradilištu, montaži ili servisu na terenu to znači da se sati na terenu iskazuju posebno, a ne samo unutar ukupnog dnevnog radnog vremena. Treće, nenazočnost se ne bilježi kao jedna praznina, nego po vrsti: godišnji i drugi odmori, neradni dani i blagdani, bolovanje.

Stavak 2. istog članka traži i da se posebno označe kategorije rada koje utječu na plaću:

"sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl."

Bez tih oznaka obračun plaće ne može se napraviti iz evidencije, a inspektor ne može provjeriti je li povećana plaća isplaćena za sate koji je nose.

Do kada se podaci moraju upisati

Pravilnik ne dopušta da se evidencija popuni na kraju mjeseca iz sjećanja. Članak 15. stavak 2.:

"poslodavac je dužan unijeti podatke iz članka 13. ovoga Pravilnika najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju."

U praksi: sati odrađeni u ponedjeljak moraju biti u evidenciji najkasnije tjedan dana kasnije. Evidencija koja nastaje unatrag, iz poruka i papirića s terena, taj rok teško drži.

Koliko dugo se evidencija čuva

Članak 18. stavak 3. Pravilnika propisuje čuvanje:

"najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora"

Rok teče od kraja godine, ne od dana upisa. Evidencija za bilo koji dan 2026. čuva se, dakle, najmanje do kraja 2032., a ako je u tijeku spor s radnikom, do njegova pravomoćnog okončanja.

Papir ili elektronički oblik

Propis ne traži aplikaciju ni računalo. Članak 2. stavak 2. Pravilnika:

"Evidencija iz članka 1. ovoga Pravilnika vodi se pisano, u papirnatom ili u elektroničkom obliku."

Papirnata bilježnica ili Excel tablica su, dakle, dopušteni oblik. Razlika između oblika nije pravna nego praktična: evidencija mora imati sve podatke iz članka 13., upisane u roku od sedam dana i sačuvane šest godina, za svakog radnika i svaki dan. Na papiru to znači disciplinu svakog dana i arhivu koja se ne smije izgubiti; elektronički oblik u kojem sat nastaje u trenutku kad se radi ispunjava sve tri stvari sam od sebe.

Rad nedjeljom, prekovremeni i noćni: što je u zakonu, a što u ugovoru

Zakon o radu u članku 94. stavku 1. daje pravo na povećanu plaću i u istoj rečenici kaže tko određuje koliko:

"Za otežane uvjete rada, prekovremeni i noćni rad te za rad nedjeljom, blagdanom i neradnim danom utvrđenim posebnim zakonom radnik ima pravo na povećanu plaću, u visini i na način određenima kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu, pri čemu povećanje za svaki sat rada nedjeljom ne može biti manje od 50 %."

Jedini postotak koji Zakon sam propisuje je, dakle, nedjelja: najmanje 50 % po satu. Ministarstvo rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike to sažima ovako:

"za svaki sat rada nedjeljom radnik ima pravo na povećanje plaće od najmanje 50%"

Za prekovremeni, noćni rad i rad blagdanom Zakon postotak ne propisuje: njega određuje kolektivni ugovor, pravilnik o radu ili ugovor o radu. Zato svaki izračun tih dodataka polazi od tvog ugovora, a evidencija mu daje ono što mu treba: točan broj sati u svakoj kategoriji, označen po članku 13. stavku 2.

Što je JEER, a što nije

Uz obvezu koja vrijedi za sve, država gradi i vlastiti elektronički sustav. Ministarstvo rada predstavilo je 8. lipnja 2026. projekt "Uvođenje sustava obvezne elektroničke evidencije radnog vremena i podizanje razine svijesti o dobrobiti prijavljenog rada". Prema Ministarstvu, "Projekt se financira iz Europskog socijalnog fonda plus, u okviru Programa Učinkoviti ljudski potencijali 2021.-2027." i "razvija i nadograđuje informacijski sustav Jedinstvene elektroničke evidencije rada, kojim se omogućuje evidencija rada u stvarnom vremenu". Projekt, kako navodi Ministarstvo, traje do ožujka 2028. godine.

Redoslijed uvođenja objavljen je u natječaju ESF+:

"Obvezna primjena sustava najprije će se uvesti za radnike na digitalnim radnim platformama kako bi se spriječile brojne uočene zlouporabe koje proizlaze iz platformskog načina rada, a zatim u građevinskom sektoru radi nadzora neprijavljenoga rada na gradilištu."

Pravni temelj je Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o suzbijanju neprijavljenog rada (Narodne novine 69/2026). On JEER definira ovako:

"Jedinstvena elektronička evidencija rada informacijski je sustav u kojem se pohranjuju podaci o zaposlenim radnicima (...) kod poslodavaca koji obavljaju djelatnost iz popisa djelatnosti za koje je obvezno vođenje elektroničke evidencije rada"

Isti zakon prepušta ministru da pravilnikom propiše "popis djelatnosti iz stavka 1. ovoga članka, način unosa, razmjene i pohranjivanja podataka", u roku od tri mjeseca od stupanja Zakona na snagu. Na dan provjere ove stranice taj pravilnik s popisom djelatnosti nije bio objavljen u Narodnim novinama.

Što iz toga slijedi za tebe:

• JEER se odnosi na djelatnosti s popisa, koji još nije objavljen; prvi su platformski rad, zatim građevina.
• Obveza vođenja evidencije iz Zakona o radu i Pravilnika NN 55/24 vrijedi za svakog poslodavca već danas i ne ovisi o tome hoće li tvoja djelatnost doći na popis.
• JEER je državni informacijski sustav s vlastitim načinom unosa i razmjene podataka. Clocker nije spojen na njega: ako tvoja djelatnost dođe na popis, podatke u državni sustav unosiš onako kako pravilnik propiše, a Clocker ti i dalje daje evidenciju po članku 13. za sve ostalo.

Kazne

Nevođenje evidencije spada među najteže prekršaje poslodavca. Zakon o radu, članak 229.:

"Novčanom kaznom od 8090,00 do 13.270,00 eura kaznit će se za prekršaj poslodavac pravna osoba: 1. ako ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, ili ako na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu (članak 5.)"

Tri dijela te rečenice vrijedi pročitati odvojeno. Kažnjivo je ne samo nemati evidenciju, nego i voditi je nepropisno: bez početka i završetka rada, bez terenskih sati, bez oznake noćnog ili prekovremenog rada, ili s upisima koji kasne više od sedam dana. Kažnjivo je i ne dostaviti podatke inspektoru na zahtjev. Raspon iznad odnosi se na poslodavca pravnu osobu. Ima li tvoja evidencija ono što članak 13. nabraja, možeš provjeriti u osam pitanja s citatima propisa, u pregledniku, bez slanja podataka.

Kako Clocker pokriva ove obveze

Sve gore navedeno Clocker ne tumači umjesto tebe, ali čini da evidencija nastaje sama, u trenutku kad se radi:

• Početak i završetak rada (čl. 13. t. 3. i 4.): radnik se prijavi i odjavi na svom mobitelu, a provjera lokacije potvrđuje da je stvarno na radnom mjestu. Vrijeme, mjesto i autor upisa zapisani su odmah, pa rok od sedam dana nikad ne dođe na red.
• Sati terenskog rada (t. 7.): sati se vežu uz radni nalog s pinom na karti, pa za svaki dan i svakog radnika vidiš koliko je sati odrađeno na terenu, na kojem poslu i koliko je to koštalo.
• Kategorije rada (čl. 13. st. 2.): noćni, prekovremeni i vikend sati razdvajaju se sami iz vremena prijave i odjave; rad nedjeljom i blagdanom je označen, a postotak dodatka uneseš iz svog ugovora.
• Nenazočnost (t. 9.): godišnji, bolovanje i slobodni dani vode se kao zahtjev i odobrenje u aplikaciji, svaki sa svojom kategorijom, pa evidencija ne pokazuje prazninu nego razlog.
• Promjene: svaka naknadna izmjena sata čuva tko ju je napravio i kada, što je razlika između evidencije koja se brani na inspekciji i one koja se ne brani.
• Izvoz: evidenciju za bilo koji mjesec izvezeš u CSV ili PDF za knjigovođu ili inspekciju i arhiviraš je uz ostalu kadrovsku dokumentaciju za rok iz članka 18.

Radne naloge, termine i rezervacije za svoju branšu ne moraš sastavljati od nule: u galeriji besplatnih predložaka su gotovi obrasci za gradilište, servis, salon, čišćenje i događanja, s poljima koja svaki od tih poslova stvarno traži.

Izvori

• Zakon o radu, pročišćeni tekst (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22, 46/23, 64/23), čl. 5., čl. 94. i čl. 229.: zakon.hr
• Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, NN 55/2024, čl. 2., 13., 15., 18. i 25.: narodne-novine.nn.hr
• Povećanje plaće za rad nedjeljom, Ministarstvo rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike: uznr.mrms.hr
• Projekt uvođenja sustava obvezne elektroničke evidencije radnog vremena, Ministarstvo rada, 8. lipnja 2026.: mrosp.gov.hr i vlada.gov.hr
• Redoslijed uvođenja, natječaj ESF+: esf.hr
• Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o suzbijanju neprijavljenog rada, NN 69/2026: narodne-novine.nn.hr