Auftragsverarbeitungsvertrag

Übersetzung zur Information. Rechtlich maßgeblich ist die englische Fassung; bei Abweichungen gilt der englische Text.

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) zwischen Ihnen („Auftraggeber“, „Sie“) und Smart Solution Labz LLC, einer nach dem Recht des Bundesstaates Wyoming, Vereinigte Staaten von Amerika, gegründeten Gesellschaft mit beschränkter Haftung („Smart Solution Labz“, „wir“, „uns“), und wird in diese einbezogen. Er gilt immer dann, wenn wir im Zusammenhang mit dem Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, und soll Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) sowie, wo anwendbar, den entsprechenden Bestimmungen der UK-DSGVO und des schweizerischen DSG genügen.

Definierte Begriffe, die hier nicht bestimmt sind, haben die Bedeutung, die die Bedingungen ihnen geben. „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „Unterauftragsverarbeiter“, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „betroffene Person“, „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ und „Aufsichtsbehörde“ haben die Bedeutung, die die DSGVO ihnen gibt. „Arbeitsbereichsdaten“ sind die in den Kundendaten enthaltenen personenbezogenen Daten, die wir in Ihrem Auftrag in Ihrem Arbeitsbereich verarbeiten.

Bei Widersprüchen geht dieser AVV den Bedingungen und der Datenschutzerklärung vor, soweit es um die Verarbeitung von Arbeitsbereichsdaten geht; im Übrigen gehen die Bedingungen vor.

1. Rollen der Parteien

Partei	Rolle für Arbeitsbereichsdaten	Rolle für Konto-, Abrechnungs- und Betriebsdaten des Dienstes
Sie (der Auftraggeber / Arbeitgeber)	Verantwortlicher	Betroffene Person / Kontoinhaber
Smart Solution Labz LLC	Auftragsverarbeiter	Verantwortlicher
Smartyn d.o.o. (Kroatien)	Nicht anwendbar - erhält keine Arbeitsbereichsdaten und ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter	Der Verkäufer von Abonnements an Kunden, deren Rechnungsland Kroatien, ein anderer EU-Mitgliedstaat, die Vereinigten Staaten, Bosnien und Herzegowina oder Serbien ist (für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen): eigenständiger Verantwortlicher für seine Verkaufs-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen; unser Vertreter in der EU nach Artikel 27 (Abschnitt 19); nicht unser Auftragsverarbeiter
Google LLC / Google Ireland Limited	Unterauftragsverarbeiter	Unser Auftragsverarbeiter
Stripe	Nicht anwendbar - erhält keine Arbeitsbereichsdaten	Für Kunden außerhalb der Märkte von Smartyn: der Verkäufer (Händler (merchant of record) über Link) und eigenständiger Verantwortlicher für die Kauf-, Zahlungs-, Beleg- und Steuerdaten; unser Vertragspartner für diese Käufe ist Stripe, LLC (Vereinigte Staaten). Für die Kunden von Smartyn: der Kartenzahlungsdienstleister von Smartyn (Stripe Payments Europe, Limited, die Zahlung ausgeführt von Stripe Technology Europe, Limited). In jedem Fall Verantwortlicher, soweit Stripe die Zwecke selbst bestimmt: Betrugsüberwachung und -erkennung, Vermeidung finanzieller Verluste und von Sicherheitsrisiken, eigene Abrechnung, Einhaltung rechtlicher Pflichten einschließlich der Geldwäsche- und Know-your-Customer-Prüfungen sowie Entwicklung eigener Produkte
Scaleway S.A.S. (Frankreich)	Unterauftragsverarbeiter (Zustellung der E-Mails, die der Dienst an Ihre Klienten sendet)	Unser Auftragsverarbeiter für transaktionale E-Mails (Abonnementmitteilungen, Erinnerungen)
E-RAČUNI d.o.o. (Kroatien)	Nicht anwendbar - erhält keine Arbeitsbereichsdaten	Auftragsverarbeiter für die Rechnungsstellung im Auftrag von Smartyn d.o.o. und zertifizierter Intermediär für elektronische Rechnungsstellung; erhält Ihre Rechnungsangaben und Rechnungspositionen; nicht von uns beauftragt

Sie bestimmen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von Arbeitsbereichsdaten. Dazu gehört die Entscheidung, welche Personen Sie in Ihren Arbeitsbereich einladen, was Sie über sie festhalten, ob der Standort-Check-in für sie gilt, wie lange Sie ihre Aufzeichnungen aufbewahren und wann diese Aufzeichnungen gelöscht werden. Wir stellen den Mechanismus bereit und handeln auf Ihre Weisungen; wir entscheiden diese Fragen nicht für Sie und nutzen Arbeitsbereichsdaten nicht für eigene Zwecke.

Für Daten über Ihr Konto, Ihren Abonnementstatus, Ihre Nutzung des Dienstes, Diagnosen und unsere Kommunikation mit Ihnen sind wir Verantwortlicher. Diese Verarbeitung ist in der Datenschutzerklärung beschrieben und wird von diesem AVV nicht geregelt. Support-Anfragen bearbeiten wir allein; kein anderes Unternehmen hat für den Support Zugang zu Arbeitsbereichsdaten. Der Kauf eines Abonnements ist ein gesondertes Verhältnis mit dem Verkäufer für Ihr Rechnungsland (Bedingungen, Abschnitt 7), der keine Arbeitsbereichsdaten erhält.

2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung

Gegenstand. Die Bereitstellung des Dienstes an Sie: eine Anwendung für Personaleinsatz, Zeiterfassung, Planung und Klientenverwaltung.

Dauer. So lange Ihr Arbeitsbereich besteht, zuzüglich der Aufbewahrungsfristen in den Abschnitten 6 und 15.

Art und Zweck. Hosting, Speicherung, Strukturierung, Abruf, Anzeige, Übermittlung, Sicherung, Berechnung (zum Beispiel die automatische Aufteilung in normale Stunden, Nacht-, Wochenend- und Überstunden sowie die daraus abgeleiteten Lohnabrechnungsdaten), Zustellung von Benachrichtigungen und Löschung, jeweils soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes und zur Befolgung Ihrer Weisungen erforderlich ist.

Verarbeitungen, die wir nicht vornehmen. Wir verkaufen Arbeitsbereichsdaten nicht, nutzen sie nicht zum Training von Modellen, nicht für Werbung oder Profilbildung und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in Abschnitt 11 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter oder soweit das Gesetz es verlangt (Abschnitt 8.5).

3. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten

Diese Tabelle ist die nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe a DSGVO erforderliche Beschreibung und spiegelt unsere interne Datenlandkarte wider.

Kategorie betroffener Personen	Kategorien personenbezogener Daten
Ihre Mitglieder (Beschäftigte, Auftragnehmer, Teammitglieder)	Identitäts- und Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), freiwillige Wohnanschrift (Land, Ort, Postleitzahl, Straße), freiwilliges Geburtsdatum und Geschlecht, Mitarbeiterkennung, Rolle und Berechtigungen, Stundensatz
Ihre Mitglieder (Arbeitsaufzeichnungen)	Arbeitszeitaufzeichnungen (Beginn- und Endzeiten, die Aufteilung in normale Stunden, Nacht-, Wochenend- und Überstunden, Kennzeichen „bezahlt“), Check-in-Standort (GPS-Koordinaten und Arbeitsortradius), wenn Sie den Standort-Check-in aktivieren, Abwesenheits- und Urlaubsanträge, Zahlungs- und Lohnabrechnungsdaten, Dokumente, die Sie oder das Mitglied in dessen Personalakte hochladen (zum Beispiel Arbeitsverträge), Notizen und Kommentare der Führungskraft
Ihre Mitglieder (betriebliche Aufzeichnungen)	Der Name des Mitglieds, festgehalten als Ersteller, Bearbeiter, Genehmiger oder Zuständiger von Reservierungen, Terminen, Arbeitsaufträgen, Klienten, Notizen, Aufgaben und Einträgen der Änderungshistorie
Ihre Klienten und Geschäftskontakte	Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschriften, Notizen und Anhänge, die Sie über sie festhalten
Jede in hochgeladenen Inhalten genannte Person	Was immer Sie in Dateien, Fotografien, Notizen und Anhänge einstellen

Besondere Kategorien. Der Dienst ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9 DSGVO) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Artikel 10) ausgelegt. Abwesenheitsaufzeichnungen können in der Praxis Gesundheitsinformationen offenlegen, wenn Sie einen Grund für eine Krankmeldung festhalten, und Personaldokumente können enthalten, was immer Sie hochladen. Sie entscheiden, was Sie in den Dienst einstellen, und Sie sind für die zusätzlichen Garantien verantwortlich, die solche Daten erfordern.

4. Ihre Weisungen

4.1 Dokumentierte Weisungen. Wir verarbeiten Arbeitsbereichsdaten nur auf Ihre dokumentierten Weisungen, einschließlich für Übermittlungen in ein Drittland, es sei denn, wir sind nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem wir unterliegen, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall informieren wir Sie vor der Verarbeitung, sofern dieses Recht dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet. Ihre dokumentierten Weisungen bestehen aus: (a) den Bedingungen und diesem AVV; (b) Ihrer Konfiguration und Ihrer Nutzung der Funktionen des Dienstes, einschließlich der Löschfunktionen in Abschnitt 5; und (c) jeder weiteren schriftlichen Weisung, die wir schriftlich annehmen.

4.2 Rechtswidrige Weisungen. Wir informieren Sie, wenn eine Weisung nach unserer Auffassung gegen die DSGVO oder anderes Datenschutzrecht der Union oder eines Mitgliedstaats verstößt. Wir können die Ausführung einer Weisung aussetzen, solange diese Frage geklärt wird. Wir sind nicht verpflichtet, Sie rechtlich zu beraten, zu beurteilen, ob eine Löschung nach Ihren eigenen Aufbewahrungspflichten zulässig ist, oder zu prüfen, ob ein Mitglied einen Anspruch auf Löschung einer Aufzeichnung hat; das sind Ihre Entscheidungen als Verantwortlicher.

4.3 Zur Weisung berechtigte Personen. Eine Weisung ist wirksam erteilt, wenn sie über den Dienst von einem Nutzer erteilt wird, dem Sie Administratorrechte eingeräumt haben, oder schriftlich von einer Person, die Sie uns gegenüber als berechtigt benannt haben. Sie sind verantwortlich für die Rechte, die Sie innerhalb Ihres Arbeitsbereichs vergeben, und für die sichere Verwahrung der Administrator-Zugangsdaten. Wir handeln auf die Berechtigung hin, die der Dienst uns anzeigt; wir können nicht wissen, ob eine von Ihnen verlangte interne Freigabe tatsächlich eingeholt wurde.

4.4 Einzelpersonen können uns keine Weisungen zu Ihren Daten erteilen. Ein Mitglied, das uns bittet, Aufzeichnungen in Ihrem Arbeitsbereich zu löschen, zu ändern oder herauszugeben, ist nicht unser Verantwortlicher. Wir handeln auf ein solches Verlangen hin nicht; wir verweisen die Person an Sie und teilen Ihnen, wo wir es für angebracht halten, mit, dass das Verlangen gestellt wurde. Abschnitt 8 beschreibt das Verfahren.

5. Löschfunktionen im Produkt sind Ihre Weisungen

5.1 Die Funktionen. Der Dienst gibt Administratoren Funktionen an die Hand, die personenbezogene Daten endgültig löschen. Die Nutzung einer davon ist eine dokumentierte Weisung von Ihnen an uns nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe a DSGVO, erteilt in dem Moment, in dem die Funktion bestätigt wird:

Bedienelement	Wozu Sie uns anweisen
Mitglied entfernen - Archivieren	Dem Mitglied sofort den Zugang zum Arbeitsbereich entziehen und die Mitgliedschaft als archiviert kennzeichnen. Nichts wird gelöscht; die Aktion ist jederzeit umkehrbar.
Mitglied entfernen - Daten löschen	Den Zugang sofort entziehen und nach einer stornierbaren Frist von 40 Tagen den Personaldatensatz dieses Mitglieds in Ihrem Arbeitsbereich endgültig löschen: Profilfelder, Notizen der Führungskraft, hochgeladene Personaldokumente und die dahinterliegenden Dateien sowie dessen eigene Abwesenheits- und Urlaubsanträge.
Daten löschen - auch Arbeitsaufzeichnungen löschen	Ein gesonderter Schalter innerhalb des Ablaufs „Daten löschen“, standardmäßig aus, mit eigener Warnung und eigener getippter Bestätigung. Er erstreckt dieselbe Weisung auf die Arbeitszeitaufzeichnungen des Mitglieds, dessen Änderungshistorie, die dazu abgelegten Anhänge sowie dessen Zahlungs- und Lohnabrechnungsdaten.
Arbeitsbereich löschen	Den Arbeitsbereich und alles darin löschen, vorbehaltlich der im Dienst beschriebenen Abstimmungs- und Karenzmechanik.
Übertragung der Inhaberschaft	Die Inhaberrolle eines Arbeitsbereichs auf ein anderes Mitglied übertragen, vorbehaltlich Abschnitt 6.4.

5.2 Bestätigungshürden sind keine rechtliche Prüfung. Die zerstörenden Funktionen verlangen vom Administrator, den Vor- und Nachnamen des Mitglieds zu tippen, und der Schalter für Arbeitsaufzeichnungen verlangt eine zweite, gesonderte getippte Bestätigung auf einem eigenen Bildschirm. Das sind Schutzvorkehrungen gegen Irrtümer und gegen ein kompromittiertes Administratorkonto. Sie sind keine Prüfung, ob die Löschung rechtmäßig ist, und dürfen auch nicht als solche herangezogen werden. Wir beurteilen nicht, ob für die Aufzeichnungen, die Sie löschen, noch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt.

5.3 Standardmäßig wird aufbewahrt. Das Entfernen eines Mitglieds löscht niemals Arbeitsaufzeichnungen, sofern Sie das nicht einschalten. Wo Sie nicht wählen, bewahrt der Dienst die Daten auf. Nichts im Dienst löscht Arbeitsbereichsdaten von sich aus, mit Ausnahme der Löschung nach Beendigung gemäß Abschnitt 15.

5.4 Ihre Zusicherung. Sie sichern zu, dass Sie zur Erteilung jeder solchen Weisung berechtigt sind, dass Sie Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten vor ihrer Erteilung bedacht haben und dass ihre Erteilung gegen kein für Sie geltendes Gesetz, keinen Vertrag, keine Betriebsvereinbarung und keine gerichtliche Anordnung verstößt. Abschnitt 17 regelt die dazugehörige Freistellung.

5.5 Unser begrenztes Recht zur Ablehnung. Wir dürfen eine Weisung nur dann ablehnen oder verzögern, wenn: (a) Abschnitt 4.2 einschlägig ist; (b) ihre Ausführung gegen eine uns bindende rechtliche Verpflichtung oder gegen eine uns mitgeteilte Anordnung einer zuständigen Behörde oder eines Gerichts verstieße; (c) die Weisung von jemandem erteilt wird, der nach Abschnitt 4.3 nicht berechtigt ist; oder (d) die Ausführung die Sicherheit oder Integrität des Dienstes für andere Kunden beeinträchtigen würde. Wir teilen Ihnen mit, wenn wir das tun, und warum, sofern das Gesetz es nicht verbietet.

6. Aufbewahrungsfristen und was eine Löschung überdauert

Der Dienst führt zerstörende Weisungen nicht sofort aus. Die nachstehenden Fristen sind Schutzmechanismen gegen Irrtümer und gegen die Übernahme eines Kontos. Sie sind Teil des Dienstes und kein Versprechen, Ihre Daten über sie hinaus zu irgendeinem bestimmten Zweck oder Zeitraum aufzubewahren.

6.1 Entfernung eines Mitglieds (40 Tage). In beiden Modi wird der Zugang sofort entzogen: Die Zugriffsrechte des Mitglieds werden widerrufen und seine laufenden Sitzungen beendet. Eine archivierte Mitgliedschaft bleibt unversehrt und kann jederzeit wiederhergestellt werden. Eine zur Löschung vorgemerkte Mitgliedschaft tritt in eine Frist von 40 Tagen ein, in der jeder Administrator Ihres Arbeitsbereichs die Löschung abbrechen und die Mitgliedschaft vollständig wiederherstellen kann. Das genaue Datum wird im Dienst angezeigt. Ist die Frist abgelaufen, führt ein geplanter Auftrag die Löschung aus, und sie ist nicht umkehrbar.

6.2 Was endgültig gelöscht wird. Mit Ablauf der Frist löschen wir in Ihrem Arbeitsbereich: die Profilfelder und Kontaktdaten des Mitglieds, die Notizen der Führungskraft auf seiner Karte, die an seine Karte angehängten Personaldokumente und die dahinterliegenden gespeicherten Dateien sowie seine eigenen Abwesenheits- und Urlaubsanträge. Haben Sie die Option für Arbeitsaufzeichnungen eingeschaltet, löschen wir zusätzlich seine Arbeitszeitaufzeichnungen und deren Änderungshistorie, die an diese Aufzeichnungen angehängten Dateien sowie seine Zahlungs- und Lohnabrechnungsdaten.

6.3 Was bleibt, und warum. Nach Abschluss der Löschung bleibt Folgendes in Ihrem Arbeitsbereich, und Sie bleiben dafür der Verantwortliche:

• Ein minimaler Mitgliedschaftsdatensatz („Tombstone“) mit dem Vor- und Nachnamen der Person und den technischen Kennzeichen, die die Entfernung beschreiben, damit der Dienst historische Einträge richtig darstellen kann und bestehende Verweise nicht brechen. Er enthält keine Kontaktdaten, keine Anschrift, kein Geburtsdatum, kein Geschlecht, keine Berechtigungen und keine Dateien.
• Ihre betrieblichen Aufzeichnungen, die die Person benennen - Reservierungen, Termine, Arbeitsaufträge, Klienten, Notizen, Aufgaben und Einträge der Änderungshistorie, die sie erstellt, bearbeitet oder genehmigt hat. Das sind Ihre Geschäftsunterlagen; der darin festgehaltene Name ist Teil der Aufzeichnung und wird niemals umgeschrieben. Der Dienst zeigt den Namen eines ehemaligen Mitglieds in gedämpfter Darstellung; das ist eine Darstellungskonvention und keine Änderung der Aufzeichnung.
• Das Entfernungsprotokoll nach Abschnitt 6.5.
• Arbeitszeit- und Lohnabrechnungsdaten, sofern Sie die Option für Arbeitsaufzeichnungen nicht eingeschaltet haben.

6.4 Übertragung der Inhaberschaft (8 Tage). Die Übertragung der Inhaberschaft an einem Arbeitsbereich erfordert alle drei der folgenden Schritte: eine erneute Authentifizierung des bisherigen Inhabers im Moment des Antrags; eine ausdrückliche Annahme durch die Person, die die Inhaberschaft erhält; und eine Wartezeit von 8 Tagen, die nicht verkürzt werden kann, auch nicht durch diese Annahme. Während der Wartezeit kann der bisherige Inhaber die Übertragung mit einer Aktion aus jeder Sitzung heraus abbrechen. Dieselben drei Voraussetzungen gelten, wenn eine Übertragung als Teil der Löschung des eigenen Kontos des Inhabers beantragt wird. Nimmt der Empfänger vor Ablauf der Frist nicht an, verfällt die Übertragung, und die Inhaberschaft wechselt nicht.

6.5 Das Entfernungsprotokoll. Jede Entfernung, jeder Abbruch, jede Reaktivierung und jede endgültige Löschung wird in einem Protokoll innerhalb Ihres Arbeitsbereichs festgehalten, in das nur unsere Server schreiben können und das Administratoren lesen können. Jeder Eintrag hält fest, wer gehandelt hat, gegenüber wem, in welchem Modus, ob Arbeitsaufzeichnungen einbezogen waren, wann und mit welchem Ergebnis. Nach einer endgültigen Löschung ist dieses Protokoll der einzige verbleibende Nachweis darüber, wer sie angeordnet hat. Das Protokoll wird aufbewahrt und auf eine Löschweisung hin nicht gelöscht, weil es die technische und organisatorische Maßnahme ist, mit der wir beide nachweisen können, welche Weisungen erteilt und ausgeführt wurden (Artikel 5 Absatz 2, Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe h und Artikel 32 DSGVO), und weil wir und Sie beide ein berechtigtes Interesse daran haben, Rechtsansprüche darüber geltend machen, ausüben oder verteidigen zu können. Es überdauert die Löschung des Mitglieds und Ihres Abonnements und wird gelöscht, wenn der Arbeitsbereich selbst nach Abschnitt 15 gelöscht wird.

6.6 Kontolöschung durch eine Einzelperson. Eine Person kann ihr persönliches Clocker-Konto in der App oder unter https://clocker.cloud/de/delete-account/ löschen. Das ist eine Weisung an uns als Verantwortlichen für ihre Kontodaten, und sie löscht ihre Anmeldedaten, ihr persönliches Profil und ihre Mitgliedschaft in jedem Arbeitsbereich nach einer Karenzzeit von 40 Tagen, in der sie das Konto durch erneute Anmeldung wiederherstellen kann. Ihre Aufzeichnungen löscht das nicht. Ihr Vor- und Nachname bleiben auf ihrer Mitarbeiterkarte in Ihrem Arbeitsbereich, ihre Arbeitszeit-, Lohnabrechnungs- und Personalaufzeichnungen bleiben unberührt, und Ihre betrieblichen Aufzeichnungen, die sie benennen, bleiben unverändert. Jedes Verlangen, das sie zu diesen Aufzeichnungen stellt, verweisen wir an Sie (Abschnitt 8).

7. Vertraulichkeit

Wir stellen sicher, dass die zur Verarbeitung von Arbeitsbereichsdaten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Zugang zu Produktivsystemen ist auf Personal beschränkt, das ihn benötigt, um den Dienst bereitzustellen, abzusichern oder zu unterstützen, und wird entzogen, sobald er nicht mehr benötigt wird. Dieselbe Pflicht legen wir unseren Unterauftragsverarbeitern vertraglich auf.

8. Anträge betroffener Personen

8.1 Zuerst Ihre eigenen Werkzeuge. Der Dienst ist so gestaltet, dass Sie die meisten Anträge selbst beantworten können: Administratoren können die Aufzeichnungen in ihrem Arbeitsbereich ohne unser Zutun lesen, berichtigen, exportieren und löschen.

8.2 Verweisung. Wendet sich eine betroffene Person wegen Arbeitsbereichsdaten unmittelbar an uns, antworten wir nicht inhaltlich an Ihrer Stelle. Wir bestätigen den Eingang, teilen der Person mit, dass ihr Arbeitgeber oder die den Arbeitsbereich betreibende Organisation der Verantwortliche ist, verweisen sie an Sie und teilen Ihnen, wo wir es für angebracht und rechtlich zulässig halten, mit, dass der Antrag gestellt wurde.

8.3 Identität. Wir überprüfen die Identität einer betroffenen Person nicht für Sie. Soweit wir genug Informationen haben, um festzustellen, welchen Arbeitsbereich ein Antrag betrifft, teilen wir Ihnen das mit und nichts darüber hinaus.

8.4 Unterstützung. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützen wir Sie nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung Ihrer Pflicht, Anträge nach Kapitel III DSGVO zu beantworten. Lässt sich ein Antrag mit den Werkzeugen im Dienst nicht beantworten, leisten wir angemessene Unterstützung; für Unterstützung, die wiederholt, unverhältnismäßig oder mit Entwicklungsaufwand verbunden ist, können wir unsere angemessenen Kosten berechnen.

8.5 Anfragen von Behörden und Strafverfolgung. Erhalten wir von einer Behörde, einem Gericht oder einer Strafverfolgungsbehörde ein verbindliches Auskunftsverlangen zu Arbeitsbereichsdaten, werden wir: das Verlangen und seine Rechtsgrundlage prüfen; es angreifen, wo wir es für rechtswidrig, zu weit gefasst oder an die falsche Partei gerichtet halten; den Anfragenden an Sie verweisen, wo immer das Verlangen ordnungsgemäß an Sie als Verantwortlichen gerichtet werden kann; nur das Mindestmaß offenlegen; und Sie vor der Offenlegung benachrichtigen, es sei denn, das ist uns rechtlich untersagt; in diesem Fall benachrichtigen wir Sie, sobald das Verbot es zulässt.

9. Unterstützung bei Ihren weiteren Pflichten

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen unterstützen wir Sie bei der Einhaltung Ihrer Pflichten nach den Artikeln 32 bis 36 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung, Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Benachrichtigung der von einer Verletzung betroffenen Personen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultation einer Aufsichtsbehörde. Dieser AVV, die Datenschutzerklärung und die Sicherheitsbeschreibung in Abschnitt 10 sollen ausreichende Informationen sein, damit Sie eine Folgenabschätzung Ihrer Nutzung des Dienstes durchführen können; angemessene weitere Fragen beantworten wir schriftlich.

10. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung. Dieser Abschnitt ist die nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe c und Artikel 32 DSGVO erforderliche Beschreibung. Die Maßnahmen können sich mit dem Dienst weiterentwickeln; das Gesamtniveau der Sicherheit werden wir nicht senken.

Bereich	Maßnahme
Zugriffskontrolle (Mandantentrennung)	Jede Anfrage wird anhand kryptografisch signierter Zugriffsberechtigungen autorisiert, die im Anmeldetoken des Nutzers mitgeführt werden. Serverseitige Sicherheitsregeln werten diese Berechtigungen bei jedem Lesen und Schreiben aus, sodass ein Nutzer nur die Arbeitsbereiche erreicht, in denen er Mitglied ist, und zwar mit den Rechten, die seine Rolle ihm gibt.
Entzug des Zugangs	Das Entfernen eines Mitglieds entzieht ihm seine Zugriffsberechtigungen und widerruft seine bestehenden Sitzungstoken, sodass der Zugang sofort endet und nicht erst bei der nächsten Anmeldung.
Servergesteuerte Lebenszyklusvorgänge	Entfernung, Abbruch, endgültige Löschung einer Mitgliedschaft und die Übertragung der Inhaberschaft können nur von serverseitigen Funktionen ausgeführt werden, die die Berechtigung erneut prüfen; die Client-Anwendung kann sie nicht unmittelbar ausführen, und die Sicherheitsregeln weisen Schreibzugriffe des Clients auf die dafür maßgeblichen Felder zurück.
Revisionsprotokollierung	Entfernungen, Abbrüche, Reaktivierungen und endgültige Löschungen werden in ein nur anfügbares, ausschließlich serverseitig beschreibbares Protokoll je Arbeitsbereich geschrieben (Abschnitt 6.5). Für Zeitaufzeichnungen, Reservierungen und Klientendatensätze bestehen Änderungshistorien.
Verschlüsselung	Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (TLS). Ruhende Daten werden von unserem Infrastrukturanbieter mit dessen Standard-Schlüsselverwaltung verschlüsselt.
Datenstandort	Die Datenbank und der Dateispeicher, die Arbeitsbereichsdaten enthalten, werden in der Europäischen Union gehostet (Google-Cloud-Region europe-west3, Frankfurt). Authentifizierungsdaten werden in den Vereinigten Staaten verarbeitet (Abschnitt 14).
Missbrauchsprävention	Geräte- und Anwendungsattestierung auf den mobilen Clients und im Web, Ratenbegrenzung und Missbrauchserkennung auf Infrastrukturebene.
Minimale Rechtevergabe	Administrativer Zugriff auf Produktivdaten ist auf Personal beschränkt, das ihn benötigt, und wird entzogen, sobald der Bedarf endet.
Widerstandsfähigkeit und Wiederherstellung	Verwaltete, replizierte Infrastruktur mit anbieterseitigen Sicherungen; Löschaufträge sind idempotent und setzen nach einem Fehler fort, statt einen teilweise gelöschten Datensatz zu hinterlassen.
Tests	Änderungen an den Sicherheitsregeln und an der Löschlogik werden vor der Freigabe geprüft und getestet, und die bereitgestellten Regeln werden nach jeder Bereitstellung gegen die beabsichtigten Regeln verifiziert.

Pseudonymisierung und Anonymisierung. Wir sichern nicht zu, dass Arbeitsbereichsdaten pseudonymisiert oder anonymisiert sind. Es ist die bewusste Gestaltung des Dienstes, dass der Name eines ehemaligen Mitglieds auf Ihren Aufzeichnungen lesbar bleibt (Abschnitt 6.3).

11. Unterauftragsverarbeiter

11.1 Allgemeine Genehmigung. Sie erteilen uns die allgemeine schriftliche Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, vorbehaltlich dieses Abschnitts.

11.2 Derzeitige Unterauftragsverarbeiter.

Unterauftragsverarbeiter	Rolle	Verarbeitungsort
Google LLC / Google Ireland Limited (Firebase, Google Cloud)	Hosting, Datenbank, Dateispeicher, serverlose Funktionen, Authentifizierung, Push-Nachrichten und Absturzdiagnose, beauftragt nach dem Google Cloud Data Processing Addendum. Die Nutzungsanalyse (Google Analytics für Firebase, nur wo der Nutzer eingewilligt hat, und niemals Arbeitsbereichsdaten) ist gesondert nach den Google Ads Data Processing Terms beauftragt.	Europäische Union (europe-west3) für Datenbank und Dateispeicher; Vereinigte Staaten für die Authentifizierung; weitere Regionen für Nachrichtenversand und Diagnose
Scaleway S.A.S. (Frankreich)	E-Mail-Versand aus dem Dienst: Terminerinnerungen und -bestätigungen an Ihre Klienten, Abonnementmitteilungen und Erinnerungen. Erhält die Adresse und den Namen des Empfängers, den Nachrichteninhalt und die Anhänge.	Europäische Union (Paris, fr-par)

Kein anderes Unternehmen verarbeitet Arbeitsbereichsdaten in unserem Auftrag. Die folgenden Empfänger Ihrer Abrechnungsdaten sind der Transparenz halber aufgeführt; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von Arbeitsbereichsdaten, und keiner von ihnen erhält solche Daten:

Empfänger	Rolle	Verarbeitungsort
Smartyn d.o.o. (Kroatien)	Der Verkäufer von Abonnements in Kroatien, der EU, den Vereinigten Staaten, Bosnien und Herzegowina sowie an umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in Serbien: eigenständiger Verantwortlicher für Ihre Rechnungsangaben, Rechnungen und Zahlungsnachweise. Zugleich unser Vertreter in der EU nach Artikel 27 (Abschnitt 19); nicht unser Auftragsverarbeiter.	Kroatien (EU)
E-RAČUNI d.o.o. (Kroatien)	Der zertifizierte Intermediär für elektronische Rechnungsstellung und Auftragsverarbeiter von Smartyn: stellt die Rechnungen, die Smartyn Ihnen sendet, aus und fiskalisiert sie. Erhält Ihre Rechnungsangaben und Rechnungspositionen. Nicht von uns beauftragt.	Kroatien (EU)
Stripe - für die Kunden von Smartyn: Stripe Payments Europe, Limited (der Vertragspartner von Smartyn) und Stripe Technology Europe, Limited (ein von der Zentralbank Irlands zugelassenes E-Geld-Institut, das die Zahlung ausführt)	Verarbeitung von Kartenzahlungen auf dem Konto von Smartyn, als Auftragsverarbeiter von Smartyn und als Verantwortlicher für die Zwecke, die Stripe auf eigene Rechnung selbst bestimmt.	Irland (EU), mit einer Übermittlung an Stripe, LLC in den Vereinigten Staaten nach dem Datenschutzrahmen EU-USA (EU-US Data Privacy Framework) und nach den Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) der Europäischen Kommission, falls diese Selbstzertifizierung nicht mehr gilt
Stripe - für alle übrigen Kunden: Stripe, LLC (Vereinigte Staaten), unser Vertragspartner für Käufe über Link	Der Verkäufer (Händler (merchant of record) über Link) und eigenständiger Verantwortlicher für die Kauf-, Zahlungs-, Beleg- und Steuerdaten, die Sie bei dessen Checkout angeben; sendet Belege und Erstattungsmitteilungen selbst zu, von Link aus.	Vereinigte Staaten; Stripe, LLC ist nach dem Datenschutzrahmen EU-USA selbstzertifiziert und erhält personenbezogene Daten auf dieser Grundlage, wobei die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gelten, falls diese Selbstzertifizierung nicht mehr gilt

11.3 Pflichten, die wir auferlegen. Wir schließen mit jedem Unterauftragsverarbeiter einen schriftlichen Vertrag, der datenschutzrechtliche Pflichten auferlegt, die dem Inhalt nach nicht weniger schützend sind als die in diesem AVV, und wir bleiben Ihnen gegenüber für die Erfüllung der Pflichten dieses Unterauftragsverarbeiters voll verantwortlich.

11.4 Änderungen und Widerspruch. Wir teilen Ihnen die Hinzunahme oder den Austausch eines Unterauftragsverarbeiters mindestens 30 Tage vorher mit, per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos oder über den Dienst. Haben Sie einen begründeten, datenschutzrechtlichen Einwand, teilen Sie ihn uns innerhalb dieser 30 Tage mit, und wir suchen gemeinsam mit Ihnen nach Treu und Glauben nach einer Lösung. Gibt es keine, können Sie den betroffenen Teil des Dienstes beenden; eine etwaige Erstattung vorausbezahlter Entgelte für die Zeit nach der Beendigung nimmt der Verkäufer nach seinen eigenen Bedingungen vor.

12. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wir benachrichtigen Sie unverzüglich, nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, die Arbeitsbereichsdaten betrifft, und in jedem Fall binnen 48 Stunden nach Kenntniserlangung, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen führt. Die Benachrichtigung beschreibt, soweit zu diesem Zeitpunkt bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Weitere Informationen stellen wir bereit, während unsere Untersuchung fortschreitet, und wir unterstützen Sie bei Ihren eigenen Meldepflichten nach den Artikeln 33 und 34 DSGVO. Die Benachrichtigung ist kein Anerkenntnis eines Verschuldens oder einer Haftung. Es ist Ihre Aufgabe als Verantwortlicher, Ihre Aufsichtsbehörde und, wo erforderlich, die betroffenen Personen zu benachrichtigen.

13. Prüfungen und Informationen

13.1 Informationen. Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 DSGVO erforderlich sind, und zwar in Gestalt dieses AVV, der Datenschutzerklärung, der Sicherheitsbeschreibung in Abschnitt 10, der Prüfberichte und Zertifizierungen Dritter über unsere Unterauftragsverarbeiter, soweit wir sie weitergeben dürfen, sowie schriftlicher Antworten auf einen angemessenen Sicherheitsfragebogen, höchstens einmal in 12 Monaten.

13.2 Prüfungen. Reichen diese Informationen wirklich nicht aus, können Sie oder ein von Ihnen beauftragter unabhängiger Prüfer (der nicht unser Wettbewerber sein darf und zur Vertraulichkeit verpflichtet sein muss) unsere Verarbeitung von Arbeitsbereichsdaten prüfen, mit einer schriftlichen Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen, zu üblichen Geschäftszeiten, höchstens einmal in 12 Monaten, ohne den Dienst oder die Daten anderer Kunden unangemessen zu beeinträchtigen, und auf Ihre Kosten. Wir können verlangen, dass eine kürzere Ankündigungsfrist vereinbart wird, wenn eine Aufsichtsbehörde die Prüfung angeordnet hat oder eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingetreten ist.

13.3 Grenzen des Umfangs. Eine Prüfung darf sich nicht auf die Räumlichkeiten oder Systeme unserer Unterauftragsverarbeiter erstrecken (dafür stellen wir die Berichte bereit, die uns vorliegen), nicht auf Daten anderer Kunden und nicht auf Informationen, deren Offenlegung gegen eine gesetzliche oder vertragliche Vertraulichkeitspflicht verstieße.

14. Internationale Datenübermittlungen

Arbeitsbereichsdaten, die in der Datenbank und im Dateispeicher liegen, werden in der Europäischen Union gespeichert. Authentifizierungsdaten (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Telefonnummer, soweit für die Anmeldung genutzt, Kennungen der föderierten Anmeldung sowie die IP-Adressen und Zeitstempel der Anmeldevorgänge) werden von Google in den Vereinigten Staaten verarbeitet, unabhängig von der Region der Datenbank, weil der Authentifizierungsdienst nur dort angeboten wird. Push-Nachrichten und Absturzdiagnosen können ebenfalls außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Wir sind in den Vereinigten Staaten niedergelassen, und unser Personal greift von dort auf den Dienst zu.

Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt oder aus einem Drittland darauf zugegriffen, stützen wir uns auf die Übermittlungsinstrumente des Kapitels V DSGVO. Ist der Empfänger nach dem Datenschutzrahmen EU-USA (EU-US Data Privacy Framework) zertifiziert, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage dieses Angemessenheitsbeschlusses; ist er es nicht, oder wird eine Zertifizierung zurückgezogen, beendet, widerrufen oder auf andere Weise unwirksam, gelten die Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) der Europäischen Kommission (Modul 2, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter, zwischen Ihnen und uns; Modul 3, Auftragsverarbeiter an Auftragsverarbeiter, zwischen uns und unseren Unterauftragsverarbeitern), zusammen mit den in Abschnitt 10 beschriebenen ergänzenden Maßnahmen. Sie weisen uns an, diese Übermittlungen vorzunehmen, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Google LLC ist nach dem Datenschutzrahmen EU-USA zertifiziert und erhält personenbezogene Daten auf dieser Grundlage; die zwischen uns und Google nach dem Google Cloud Data Processing Addendum geschlossenen Standardvertragsklauseln gelten, soweit der Datenschutzrahmen nicht greift. Auf Anfrage stellen wir die Übermittlungsunterlagen bereit, die wir weitergeben dürfen.

15. Löschung und Rückgabe von Arbeitsbereichsdaten

15.1 Exportieren Sie, bevor Sie gehen. Sie können Ihre Arbeitsbereichsdaten jederzeit und unentgeltlich aus dem Dienst exportieren, solange Ihr Arbeitsbereich aktiv ist, und ein Administrator kann das auch noch aus dem pausierten Arbeitsbereich während der 80 Tage nach Abschnitt 15.2 (Bedingungen, Abschnitt 19) tun. Tun Sie das vorher oder innerhalb dieser Frist; die Exportwerkzeuge sind der in Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO vorgesehene Rückgabemechanismus. Leistungen, die über den Standardexport hinausgehen, etwa die Umwandlung des Exports in ein Format Ihrer Wahl oder die Migration Ihrer Daten in ein anderes System in Ihrem Auftrag, werden auf Anfrage gesondert vereinbart und vergütet.

15.2 Nach dem Ende einer Kostenlosen Testphase oder eines Abonnements. Wir bewahren Ihren Arbeitsbereich und seine Kundendaten nach Ablauf oder Beendigung 80 Tage lang auf, damit Sie innerhalb dieses Zeitraums ein Abonnement abschließen oder erneuern und dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben, und damit eine versehentliche oder streitige Beendigung Ihre Aufzeichnungen nicht vernichtet; haben Sie bei der Kündigung die Löschung Ihrer Daten verlangt (Bedingungen, Abschnitt 19), löschen wir den Arbeitsbereich stattdessen mit der Beendigung. Nach diesen 80 Tagen löschen wir den Arbeitsbereich und seine Kundendaten einschließlich des Entfernungsprotokolls.

15.3 Sicherungen. Kopien gelöschter Daten können für eine begrenzte Zeit in routinemäßigen Sicherungen fortbestehen und werden fortlaufend überschrieben. Solange sie bestehen, unterliegen sie weiterhin diesem AVV und werden nicht in den Dienst zurückgespielt, außer im Rahmen einer Notfallwiederherstellung des Gesamtsystems.

15.4 Was wir behalten. Nach der Löschung bewahren wir nur auf: Daten, die wir nach der Datenschutzerklärung als Verantwortlicher verarbeiten (Konto-, Abonnementstatus- und Diagnosedaten), Unterlagen, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind, und Informationen, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Die Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen zu Ihrem Kauf werden vom Verkäufer (Smartyn d.o.o. oder Stripe bei Käufen über Link) als eigenständigem Verantwortlichen nach dessen eigenen Aufbewahrungspflichten gehalten. Zu keinem anderen Zweck bewahren wir Arbeitsbereichsdaten auf.

15.5 Frühere Löschung auf Verlangen. Sie können uns schriftlich anweisen, den Arbeitsbereich vor Ablauf der Frist von 80 Tagen zu löschen, und wir tun das innerhalb einer angemessenen Zeit.

16. Ihre Pflichten als Verantwortlicher

Sie sichern zu und verpflichten sich: dass Sie für jede Verarbeitung, die Sie über den Dienst vornehmen, eine Rechtsgrundlage haben; dass Sie Ihren Mitgliedern die nach den Artikeln 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen erteilt haben, auch über den Standort-Check-in, wenn Sie ihn aktivieren, und darüber, dass ihr Name nach ihrem Ausscheiden auf Ihren Aufzeichnungen bleibt; dass Sie jede in Ihrer Rechtsordnung erforderliche Folgenabschätzung, Beteiligung des Betriebsrats oder Verfahren der Arbeitnehmervertretung durchgeführt haben; dass Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nicht ohne die dafür erforderlichen zusätzlichen Garantien in den Dienst einstellen; und dass Ihre Weisungen an uns dem Datenschutzrecht entsprechen.

17. Freistellung für Ihre Weisungen

Soweit gesetzlich zulässig, werden Sie Smart Solution Labz LLC sowie dessen Organe, Beschäftigte und Beauftragte von jedem Anspruch, jeder Untersuchung, jedem Bußgeld, jedem Schaden, jedem Verlust und allen angemessenen Kosten (einschließlich Anwaltskosten) freistellen, verteidigen und schadlos halten, die entstehen aus oder zusammenhängen mit: einer Weisung, die Sie uns zur Löschung oder Aufbewahrung von Arbeitsbereichsdaten erteilt haben, einschließlich jeder über die Löschfunktionen in Abschnitt 5 erteilten Weisung; Ihrer Nichtbeachtung einer eigenen Aufbewahrungspflicht; dem Fehlen einer Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung, die Sie über den Dienst vorgenommen haben; oder Ihrer Nichterfüllung der Informationspflicht gegenüber Ihren Mitgliedern nach Abschnitt 16. Dies tritt zur Freistellung nach Abschnitt 17 der Bedingungen hinzu.

18. Haftung

Die Haftung jeder Partei aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV unterliegt den Haftungsausschlüssen und -beschränkungen der Bedingungen. Nichts in diesem AVV beschränkt eine Haftung, die nach geltendem Recht nicht beschränkt werden kann, einschließlich der Rechte einer betroffenen Person nach Artikel 82 DSGVO.

19. Vertreter in der EU

Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia (E-Mail: info@s-labz.com), ist unser Vertreter in der Europäischen Union nach Artikel 27 DSGVO. Sie und die Aufsichtsbehörden können sich in allen Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich zu uns oder statt an uns an den Vertreter wenden. Der Vertreter verarbeitet keine personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und ist weder unser Auftragsverarbeiter noch unser Unterauftragsverarbeiter; er ist der Verkäufer von Abonnements in den in Abschnitt 1 genannten Märkten, eine Rolle, die er im eigenen Namen ausübt.

20. Laufzeit, Änderungen und Vorrang

Dieser AVV wird mit Ihrer Annahme der Bedingungen wirksam und gilt, solange wir Arbeitsbereichsdaten in Ihrem Auftrag verarbeiten. Die Abschnitte 6.5, 7, 12, 15, 17 und 18 gelten über seine Beendigung hinaus fort. Wir können diesen AVV ändern, wo das Gesetz, eine Aufsichtsbehörde oder eine Änderung des Dienstes es erfordert; ist eine Änderung wesentlich, teilen wir sie Ihnen in angemessener Frist über den Dienst oder per E-Mail mit. Ist eine Bestimmung dieses AVV unwirksam, bleiben die übrigen in Kraft. Dieser AVV wird in englischer, kroatischer, deutscher, slowenischer, serbischer, bosnischer und ukrainischer Sprache bereitgestellt; maßgeblich ist die englische Fassung.

21. Kontakt

Datenschutzkontakt:
Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Register: Wyoming Secretary of State, Registernummer 2024-001386276
E-Mail: info@s-labz.com

Vertreter in der EU (Artikel 27 DSGVO):
Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia
E-Mail: info@s-labz.com

Aufsichtsbehörde am Sitz des Vertreters: die kroatische Datenschutzbehörde (Agencija za zaštitu osobnih podataka - AZOP). Sie können sich auch bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes beschweren.