Dodatek o obdelavi podatkov

Prevod za lažje razumevanje. Pravno merodajna je angleška različica; v primeru neskladja velja angleško besedilo.

Ta Dodatek o obdelavi podatkov ("DOP") je sestavni del Splošnih pogojev ("Pogoji") med vami ("Naročnik", "vi") in družbo Smart Solution Labz LLC, družbo z omejeno odgovornostjo, ustanovljeno po pravu zvezne države Wyoming, Združene države Amerike ("Smart Solution Labz", "mi", "nas"), in je vanje vključen. Velja vselej, kadar v zvezi s Storitvijo obdelujemo osebne podatke v vašem imenu, njegov namen pa je zadostiti členu 28(3) Uredbe (EU) 2016/679 ("GDPR") in, kjer je to ustrezno, enakovrednim določbam britanske Splošne uredbe o varstvu podatkov (UK GDPR) in švicarskega zakona o varstvu podatkov (FADP).

Pojmi z veliko začetnico, ki tu niso opredeljeni, imajo pomen, določen v Pogojih. "Upravljavec", "obdelovalec", "podobdelovalec", "osebni podatki", "obdelava", "posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki", "kršitev varstva osebnih podatkov" in "nadzorni organ" imajo pomen, določen v GDPR. "Podatki Delovnega prostora" pomenijo osebne podatke, vsebovane v Podatkih naročnika, ki jih v vašem Delovnem prostoru obdelujemo v vašem imenu.

Ob neskladju ima ta DOP glede obdelave Podatkov Delovnega prostora prednost pred Pogoji in Politiko zasebnosti; glede vsega drugega imajo prednost Pogoji.

1. Vloge pogodbenih strank

Udeleženec	Vloga za Podatke Delovnega prostora	Vloga za podatke o uporabniškem računu, obračunu in delovanju Storitve
Vi (Naročnik / delodajalec)	Upravljavec	Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki / imetnik uporabniškega računa
Smart Solution Labz LLC	Obdelovalec	Upravljavec
Smartyn d.o.o. (Hrvaška)	Ni relevantno - Podatkov Delovnega prostora ne prejme in ni naš podobdelovalec	Prodajalec Naročnin naročnikom, katerih država obračuna je Hrvaška, druga država članica EU, Združene države Amerike, Bosna in Hercegovina ali Srbija (podjetja, registrirana za DDV): upravljavec za lastne namene glede svojih evidenc o prodaji, izdanih računih in knjiženju; naš predstavnik v EU po členu 27 (razdelek 19); ni naš obdelovalec
Google LLC / Google Ireland Limited	Podobdelovalec	Naš obdelovalec
Stripe	Ni relevantno - Podatkov Delovnega prostora ne prejme	Za naročnike zunaj trgov družbe Smartyn: prodajalec prek Linka, kot trgovec, ki izvede prodajo (merchant of record), in upravljavec za lastne namene glede podatkov o nakupu, plačilu, potrdilu o plačilu in davku; naša pogodbena družba za te nakupe je Stripe, LLC (Združene države Amerike). Za naročnike družbe Smartyn: obdelovalec kartičnih plačil družbe Smartyn (Stripe Payments Europe, Limited, plačilo izvede Stripe Technology Europe, Limited). V vsakem primeru upravljavec tam, kjer namene določa sam: spremljanje in odkrivanje goljufij, preprečevanje finančnih izgub in varnostnih tveganj, lastni obračun, skladnost s predpisi, vključno s preverjanjem za preprečevanje pranja denarja in preverjanjem identitete stranke (KYC), ter razvoj lastnih izdelkov
Scaleway S.A.S. (Francija)	Podobdelovalec (dostava e-pošte, ki jo Storitev pošilja vašim strankam)	Naš obdelovalec za transakcijsko e-pošto (obvestila o naročnini, opomniki)
E-RAČUNI d.o.o. (Hrvaška)	Ni relevantno - Podatkov Delovnega prostora ne prejme	Obdelovalec za izdajo računov v imenu družbe Smartyn d.o.o. in certificirani posrednik za e-račune; prejme vaše podatke za obračun in postavke računa; mi ga ne najemamo

Namene in sredstva obdelave Podatkov Delovnega prostora določate vi. To vključuje odločitev, katere osebe povabite v svoj Delovni prostor, kaj o njih beležite, ali zanje velja prijava prisotnosti z lokacijo, kako dolgo hranite njihove evidence in kdaj se te evidence izbrišejo. Mi zagotavljamo mehanizem in ravnamo po vaših navodilih; o teh vprašanjih ne odločamo namesto vas in Podatkov Delovnega prostora ne uporabljamo za svoje namene.

Za podatke o vašem uporabniškem računu, o stanju vaše naročnine, o vaši uporabi Storitve, za diagnostiko in za našo komunikacijo z vami nastopamo kot upravljavec. Ta obdelava je opisana v Politiki zasebnosti in je ta DOP ne ureja. Zahteve za podporo obravnavamo izključno mi; nobena druga družba nima dostopa do Podatkov Delovnega prostora za namene podpore. Nakup Naročnine je ločeno razmerje s prodajalcem za vašo državo obračuna (Pogoji, razdelek 7), ki Podatkov Delovnega prostora ne prejme.

2. Predmet, trajanje, narava in namen obdelave

Predmet. Zagotavljanje Storitve vam: aplikacije za upravljanje delovne sile, beleženje delovnega časa, razporejanje in upravljanje strank.

Trajanje. Dokler obstaja vaš Delovni prostor, in še za roke hrambe iz razdelkov 6 in 15.

Narava in namen. Gostovanje, shranjevanje, strukturiranje, priklic, prikaz, prenos, varnostno kopiranje, izračun (na primer samodejna razdelitev rednih, nočnih, vikend in nadurnih ur ter iz njih izpeljanih podatkov o plačah), dostava obvestil in izbris, v vsakem primeru v obsegu, potrebnem za zagotavljanje Storitve in za ravnanje po vaših navodilih.

Dejanja obdelave, ki jih ne izvajamo. Podatkov Delovnega prostora ne prodajamo, ne uporabljamo jih za učenje modelov, ne uporabljamo jih za oglaševanje ali oblikovanje profilov in jih ne razkrivamo tretjim osebam, razen podobdelovalcem, navedenim v razdelku 11, ali kadar to zahteva zakon (razdelek 8.5).

3. Vrste posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in vrste osebnih podatkov

Ta tabela je opis, ki ga zahteva člen 28(3)(a) GDPR, in odslikava naš interni zemljevid podatkov.

Vrsta posameznika	Vrste osebnih podatkov
Vaši Člani (zaposleni, pogodbeni sodelavci, člani ekipe)	Podatki o identiteti in za stik (ime in priimek, e-naslov, telefonska številka), neobvezen domači naslov (država, kraj, poštna številka, ulica), neobvezen datum rojstva in spol, oznaka zaposlenega, vloga in dovoljenja, urna postavka
Vaši Člani (delovne evidence)	Evidence delovnega časa (čas začetka in konca, razdelitev na redne / nočne / vikend / nadurne ure, oznaka plačanega), lokacija prijave prisotnosti (koordinate GPS in polmer delovnega mesta), kadar prijavo prisotnosti z lokacijo omogočite, zahtevki za odsotnost in dopust, evidence plačil in plač, dokumenti, ki jih vi ali Član naložite v njegovo kadrovsko mapo (na primer pogodbe o zaposlitvi), zapiski in komentarji vodje
Vaši Člani (operativne evidence)	Njihovo ime, zabeleženo kot ustvarjalec, urejevalec ali odobritelj rezervacij, dogodkov, delovnih nalogov, strank, zapiskov, opravil in vnosov v zgodovino sprememb ali kot oseba, ki ji je bilo to delo dodeljeno
Vaše stranke in poslovni stiki	Ime, telefonska številka, e-naslov, naslovi, zapiski in priponke, ki jih o njih beležite
Vsak posameznik, imenovan v vsebini, ki jo naložite	Kar koli, kar se odločite vnesti v datoteke, fotografije, zapiske in priponke

Posebne vrste osebnih podatkov. Storitev ni zasnovana za posebne vrste osebnih podatkov (člen 9 GDPR) ali za osebne podatke v zvezi s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji (člen 10). Evidence odsotnosti lahko v praksi razkrijejo zdravstvene informacije, če beležite razlog bolniške odsotnosti, kadrovski dokumenti pa lahko vsebujejo kar koli, kar naložite. Vi se odločate, kaj vnesete v Storitev, in ste odgovorni za dodatne zaščitne ukrepe, ki jih taki podatki zahtevajo.

4. Vaša navodila

4.1 Dokumentirana navodila. Podatke Delovnega prostora obdelujemo samo po vaših dokumentiranih navodilih, tudi glede prenosov v tretjo državo, razen če to od nas zahteva pravo Unije ali pravo države članice, ki velja za nas; v tem primeru vas pred obdelavo obvestimo, razen če to pravo tako obvestilo prepoveduje iz pomembnih razlogov javnega interesa. Vaša dokumentirana navodila sestavljajo: (a) Pogoji in ta DOP; (b) vaša konfiguracija in uporaba funkcij Storitve, vključno s funkcijami za izbris iz razdelka 5; in (c) vsako nadaljnje pisno navodilo, ki ga pisno sprejmemo.

4.2 Nezakonita navodila. Obvestili vas bomo, če po našem mnenju navodilo krši GDPR ali drugo pravo Unije ali države članice o varstvu osebnih podatkov. Izvršitev navodila lahko zadržimo, dokler to vprašanje ni razrešeno. Nismo vam dolžni dajati pravnih nasvetov, presojati, ali je izbris dopusten glede na vaše obveznosti hrambe, ali preverjati, ali ima Član pravico do izbrisa zapisa; to so vaše odločitve kot upravljavca.

4.3 Osebe, pooblaščene za dajanje navodil. Navodilo je veljavno dano, kadar ga prek Storitve izda uporabnik, ki ste mu podelili pravice Skrbnika, ali pisno oseba, ki ste nam jo označili kot pooblaščeno. Odgovorni ste za pravice, ki jih podelite znotraj svojega Delovnega prostora, in za varovanje prijavnih podatkov Skrbnikov. Ravnamo po pooblastilu, ki nam ga pokaže Storitev; ne moremo vedeti, ali je bila interna odobritev, ki jo zahtevate, dejansko pridobljena.

4.4 Posamezniki nam ne morejo dajati navodil o vaših podatkih. Član, ki od nas zahteva izbris, spremembo ali izročitev zapisov v vašem Delovnem prostoru, ni naš upravljavec. Po taki zahtevi ne bomo ravnali; posameznika bomo napotili na vas in vam, kadar se nam zdi primerno, sporočili, da je bila zahteva podana. Postopek je opisan v razdelku 8.

5. Funkcije za izbris v Storitvi so vaša navodila

5.1 Funkcije. Storitev Skrbnikom ponuja funkcije, ki trajno izbrišejo osebne podatke. Uporaba katerega koli od njih je vaše dokumentirano navodilo nam po členu 28(3)(a) GDPR, dano v trenutku potrditve funkcije:

Funkcija	Kaj nam naročate
Odstrani Člana - Arhiviraj	Takoj odvzemi Članu dostop do Delovnega prostora in označi članstvo kot arhivirano. Nič se ne izbriše; dejanje je mogoče kadar koli razveljaviti.
Odstrani Člana - Izbriši podatke	Takoj odvzemi dostop in po preklicnem obdobju 40 dni trajno izbriši kadrovski zapis tega Člana v vašem Delovnem prostoru: polja profila, zapiske vodje, naložene kadrovske dokumente in datoteke za njimi ter njegove lastne zahtevke za odsotnost in dopust.
Izbriši podatke - izbriši tudi delovne evidence	Ločeno stikalo znotraj postopka Izbriši podatke, privzeto izklopljeno, z lastnim opozorilom in lastno vtipkano potrditvijo. Isto navodilo razširi na evidence delovnega časa Člana, na njegovo zgodovino sprememb, na priponke, vložene k njim, ter na njegove evidence plačil in plač.
Izbriši Delovni prostor	Izbriši Delovni prostor in vse v njem, ob upoštevanju mehanizma glasovanja in odloga, opisanega v Storitvi.
Prenos lastništva	Prenesi vlogo lastnika Delovnega prostora na drugega Člana, ob upoštevanju razdelka 6.4.

5.2 Zahtevane potrditve niso pravna presoja. Funkcije z nepovratnim učinkom od Skrbnika zahtevajo, da vtipka ime in priimek Člana, stikalo za delovne evidence pa zahteva drugo, ločeno vtipkano potrditev na svojem zaslonu. To so varovala pred pomoto in pred vdorom v Skrbnikov račun. Niso in se nanje ne sme zanašati kot na preverjanje, ali je izbris zakonit. Ne presojamo, ali za zapise, ki jih brišete, še velja zakonski rok hrambe.

5.3 Privzeto je hraniti. Odstranitev Člana nikoli ne izbriše delovnih evidenc, razen če to vklopite. Kadar se ne odločite, Storitev podatke ohrani. Nič v Storitvi Podatkov Delovnega prostora ne izbriše na lastno pobudo, razen izbrisa po prenehanju iz razdelka 15.

5.4 Vaše jamstvo. Jamčite, da ste upravičeni dati vsako tako navodilo, da ste pred tem premislili o svojih obveznostih hrambe in da dajanje navodila ne krši nobenega zakona, pogodbe, dogovora s svetom delavcev ali sodne odločbe, ki velja za vas. Razdelek 17 določa odškodninsko zaščito, ki spremlja to jamstvo.

5.5 Naša omejena pravica do zavrnitve. Navodilo lahko zavrnemo ali njegovo izvršitev odložimo samo, kadar: (a) velja razdelek 4.2; (b) bi izvršitev kršila zakonsko obveznost, ki nas zavezuje, ali odločbo pristojnega organa ali sodišča, ki nam je bila vročena; (c) navodilo da nekdo, ki po razdelku 4.3 ni pooblaščen; ali (d) bi izvršitev ogrozila varnost ali celovitost Storitve za druge naročnike. Če to storimo, vam povemo, da smo, in zakaj, razen če je to z zakonom prepovedano.

6. Roki hrambe in kaj izbris preživi

Storitev navodil z nepovratnim učinkom ne izvrši takoj. Spodnji roki so varovala pred napako in pred prevzemom računa. So del Storitve in ne obljuba, da bomo vaše podatke hranili za kakršen koli namen ali obdobje po izteku teh rokov.

6.1 Odstranitev Člana (40 dni). V obeh načinih se dostop odvzame takoj: Članu se odvzamejo pravice dostopa, njegove aktivne seje pa se končajo. Arhivirano članstvo ostane nedotaknjeno in ga je mogoče kadar koli obnoviti. Članstvo, označeno za izbris, vstopi v obdobje 40 dni, v katerem lahko kateri koli Skrbnik vašega Delovnega prostora izbris prekliče in članstvo v celoti obnovi. Točen datum je prikazan v Storitvi. Ko se obdobje izteče, načrtovano opravilo izvede izbris, ki ga ni mogoče razveljaviti.

6.2 Kaj se trajno izbriše. Ob izteku obdobja v vašem Delovnem prostoru izbrišemo: polja profila in kontaktne podatke Člana, zapiske vodje na njegovi kartici, kadrovske dokumente, pripete na njegovo kartico, in shranjene datoteke za njimi ter njegove lastne zahtevke za odsotnost in dopust. Če ste vklopili možnost za delovne evidence, dodatno izbrišemo njegove evidence delovnega časa in zgodovino sprememb teh evidenc, datoteke, pripete k tem evidencam, ter njegove evidence plačil in plač.

6.3 Kaj preživi in zakaj. Po dokončanem izbrisu v vašem Delovnem prostoru ostane naslednje, upravljavec pa ostanete vi:

• Minimalen zapis o članstvu ("tombstone") z imenom in priimkom osebe ter s tehničnimi oznakami, ki opisujejo odstranitev, da lahko Storitev pravilno prikaže pretekle vnose in da obstoječi sklici ne ostanejo brez cilja. Ne vsebuje kontaktnih podatkov, naslova, datuma rojstva, spola, dovoljenj ali datotek.
• Vaše operativne evidence, ki osebo imenujejo - rezervacije, dogodki, delovni nalogi, stranke, zapiski, opravila in vnosi v zgodovino sprememb, ki jih je ustvarila, uredila ali odobrila. To so vaše poslovne evidence; ime, zabeleženo v njih, je del zapisa in se nikoli ne prepiše. Storitev ime nekdanjega Člana prikaže v zamolklem slogu, kar je način prikaza in ne sprememba zapisa.
• Dnevnik odstranitev, opisan v razdelku 6.5.
• Evidence delovnega časa in plač, razen če ste vklopili možnost za delovne evidence.

6.4 Prenos lastništva (8 dni). Prenos lastništva Delovnega prostora zahteva vse troje: svežo ponovno overitev trenutnega lastnika v trenutku zahteve; izrecen sprejem osebe, ki lastništvo prejema; in čakalno dobo 8 dni, ki je ni mogoče skrajšati, tudi s tem sprejemom ne. Med čakalno dobo lahko trenutni lastnik prenos prekliče z enim dejanjem iz katere koli seje. Iste tri zahteve veljajo, kadar se prenos zahteva v okviru izbrisa lastnikovega lastnega uporabniškega računa. Če prejemnik ne sprejme pred iztekom obdobja, prenos ugasne in lastništvo se ne prenese.

6.5 Dnevnik odstranitev. Vsaka odstranitev, preklic, ponovna aktivacija in trajni izbris se zabeležijo v dnevnik znotraj vašega Delovnega prostora, v katerega lahko pišejo samo naši strežniki in ki ga Skrbniki lahko berejo. Vsak vnos beleži, kdo je ravnal, nad kom, na kakšen način, ali so bile vključene delovne evidence, kdaj in s kakšnim izidom. Po trajnem izbrisu je ta dnevnik edini preostali dokaz o tem, kdo ga je odredil. Dnevnik se hrani in se ob navodilu za izbris ne izbriše, ker je tehnični in organizacijski ukrep, s katerim lahko obe pogodbeni stranki izkažeta, katera navodila so bila dana in izvršena (členi 5(2), 28(3)(h) in 32 GDPR), in ker imata obe pogodbeni stranki zakoniti interes, da lahko v zvezi z njim uveljavljata, izvajata ali branita pravne zahtevke. Preživi izbris Člana in vaše naročnine, izbriše pa se, ko se po razdelku 15 izbriše sam Delovni prostor.

6.6 Izbris uporabniškega računa s strani posameznika. Oseba lahko svoj osebni račun v Clockerju izbriše v aplikaciji ali na https://clocker.cloud/sl/delete-account/. To je navodilo nam kot upravljavcu podatkov o njenem uporabniškem računu in izbriše njene prijavne podatke, njen osebni profil in njeno članstvo v vsakem Delovnem prostoru po obdobju odloga 40 dni, v katerem lahko uporabniški račun obnovi s ponovno prijavo. To ne izbriše vaših evidenc. Njeno ime in priimek ostaneta na njeni kartici zaposlenega v vašem Delovnem prostoru, njene evidence delovnega časa, plač in kadrovske evidence ostanejo nedotaknjene, na vaše operativne evidence, ki jo imenujejo, pa to ne vpliva. Vsako njeno zahtevo glede teh evidenc napotimo na vas (razdelek 8).

7. Zaupnost

Zagotavljamo, da so se osebe, pooblaščene za obdelavo Podatkov Delovnega prostora, zavezale k zaupnosti ali da zanje velja ustrezna zakonska obveznost zaupnosti. Dostop do produkcijskih sistemov je omejen na osebje, ki ga potrebuje za zagotavljanje, zavarovanje ali podporo Storitve, in se odvzame, ko ni več potreben. Enako obveznost s pogodbo nalagamo svojim podobdelovalcem.

8. Zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

8.1 Najprej vaša orodja. Storitev je zasnovana tako, da lahko večino zahtev rešite sami: Skrbniki lahko zapise v svojem Delovnem prostoru berejo, popravljajo, izvozijo in brišejo brez našega sodelovanja.

8.2 Napotitev. Če se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, glede Podatkov Delovnega prostora obrne neposredno na nas, v vašem imenu ne bomo odgovarjali vsebinsko. Potrdili bomo prejem, osebi povedali, da je upravljavec njen delodajalec ali organizacija, ki vodi Delovni prostor, jo napotili na vas in vam, kadar se nam zdi primerno in je zakonito, sporočili, da je bila zahteva podana.

8.3 Identiteta. Identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v vašem imenu ne preverjamo. Kadar imamo dovolj podatkov, da ugotovimo, katerega Delovnega prostora se zahteva tiče, vam to povemo in nič več.

8.4 Pomoč. Ob upoštevanju narave obdelave vam z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kolikor je to mogoče, pomagamo pri izpolnjevanju vaše obveznosti odgovarjanja na zahteve po poglavju III GDPR. Kadar zahteve ni mogoče rešiti z orodji v Storitvi, vam nudimo razumno pomoč; za pomoč, ki je ponavljajoča se, nesorazmerna ali zahteva razvojno delo, lahko zaračunamo svoje razumne stroške.

8.5 Zahteve organov in organov pregona. Če prejmemo zavezujočo zahtevo javnega organa, sodišča ali organa pregona za Podatke Delovnega prostora, bomo: preverili zahtevo in njeno pravno podlago; ji ugovarjali, kadar menimo, da je nezakonita, preširoka ali naslovljena na napačnega naslovnika; napotili vlagatelja na vas povsod, kjer je zahtevo mogoče pravilno nasloviti na vas kot upravljavca; razkrili le najmanjši potrebni obseg; in vas obvestili pred razkritjem, razen če nam je to pravno prepovedano, v tem primeru pa vas obvestimo takoj, ko prepoved to dopusti.

9. Pomoč pri vaših drugih obveznostih

Ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so nam na voljo, vam pomagamo pri zagotavljanju skladnosti z vašimi obveznostmi po členih 32 do 36 GDPR: varnost obdelave, priglasitev kršitev varstva osebnih podatkov, sporočanje kršitve posameznikom, ocene učinka v zvezi z varstvom podatkov in predhodno posvetovanje z nadzornim organom. Ta DOP, Politika zasebnosti in opis varnosti v razdelku 10 naj bi zadoščali kot informacije, da lahko izvedete oceno učinka svoje uporabe Storitve; na razumna nadaljnja vprašanja odgovorimo pisno.

10. Varnostni ukrepi

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev ravni varnosti, ki ustreza tveganju, ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja, stroškov izvajanja ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave. Ta razdelek je opis, ki ga zahtevata člen 28(3)(c) in člen 32 GDPR. Ukrepi se lahko z razvojem Storitve spremenijo; skupne ravni varnosti ne bomo znižali.

Področje	Ukrep
Nadzor dostopa (ločenost najemnikov)	Vsaka zahteva se preveri glede na kriptografsko podpisane trditve o dostopu, vsebovane v uporabnikovem prijavnem žetonu. Varnostna pravila na strani strežnika te trditve ovrednotijo ob vsakem branju in pisanju, tako da uporabnik lahko doseže samo Delovne prostore, v katerih je član, in to s pravicami, ki mu jih daje njegova vloga.
Odvzem dostopa	Odstranitev Člana odstrani njegove trditve o dostopu in prekliče njegove obstoječe žetone seje, tako da se dostop konča takoj in ne šele ob naslednji prijavi.
Življenjski cikel, posredovan prek strežnika	Odstranitev članstva, preklic, trajni izbris in prenos lastništva lahko izvedejo samo strežniške funkcije, ki znova preverijo pooblastilo; odjemalska aplikacija jih ne more izvesti neposredno, varnostna pravila pa zavrnejo odjemalčeva pisanja v polja, ki jih nadzorujejo.
Revizijsko beleženje	Odstranitve, preklici, ponovne aktivacije in trajni izbrisi se zapišejo v dnevnik, v katerega je mogoče le dodajati in v katerega pišejo samo strežniki, za vsak Delovni prostor posebej (razdelek 6.5). Zapisi zgodovine sprememb obstajajo za evidence delovnega časa, rezervacije in evidence strank.
Šifriranje	Podatki so šifrirani med prenosom (TLS). Podatke v mirovanju šifrira naš ponudnik infrastrukture s svojim standardnim upravljanjem ključev.
Lokacija podatkov	Podatkovna baza in shramba datotek s Podatki Delovnega prostora gostujeta v Evropski uniji (regija Google Cloud europe-west3, Frankfurt). Prijavni podatki se obdelujejo v Združenih državah Amerike (razdelek 14).
Preprečevanje zlorab	Potrjevanje pristnosti naprave in aplikacije na mobilnih in spletnih odjemalcih, omejevanje števila zahtev in zaznavanje zlorab na ravni infrastrukture.
Najmanjše potrebne pravice	Skrbniški dostop do produkcijskih podatkov je omejen na osebje, ki ga potrebuje, in se odvzame, ko potreba preneha.
Odpornost in obnovitev	Upravljana, replicirana infrastruktura z varnostnimi kopijami na strani ponudnika; opravila za izbris so idempotentna in se po napaki nadaljujejo, namesto da bi pustila delno izbrisan zapis.
Testiranje	Spremembe varnostnih pravil in logike izbrisa se pred izdajo pregledajo in preizkusijo, po vsaki namestitvi pa se nameščena pravila preverijo glede na predvidena pravila.

Psevdonimizacija in anonimizacija. Ne trdimo, da so Podatki Delovnega prostora psevdonimizirani ali anonimizirani. Namerna zasnova Storitve je, da ime nekdanjega Člana ostane berljivo v vaših evidencah (razdelek 6.3).

11. Podobdelovalci

11.1 Splošno dovoljenje. Dajete nam splošno pisno dovoljenje za najem podobdelovalcev, ob upoštevanju tega razdelka.

11.2 Trenutni podobdelovalci.

Podobdelovalec	Vloga	Kraj obdelave
Google LLC / Google Ireland Limited (Firebase, Google Cloud)	Gostovanje, podatkovna baza, shramba datotek, funkcije brez strežnika, overjanje, potisna sporočila in diagnostika sesutij, najeto po Google Cloud Data Processing Addendum. Analitika uporabe (Google Analytics for Firebase, samo kadar je uporabnik privolil, in nikoli Podatki Delovnega prostora) je najeta ločeno po Google Ads Data Processing Terms.	Evropska unija (europe-west3) za podatkovno bazo in shrambo datotek; Združene države Amerike za overjanje; druge regije za sporočanje in diagnostiko
Scaleway S.A.S. (Francija)	Pošiljanje e-pošte iz Storitve: opomniki in potrditve terminov vašim strankam, obvestila in opomniki o naročnini. Prejme naslov in ime prejemnika, vsebino sporočila in priponke.	Evropska unija (Pariz, fr-par)

Nobena druga družba Podatkov Delovnega prostora ne obdeluje v našem imenu. Spodaj navedeni prejemniki vaših podatkov za obračun so našteti zaradi preglednosti; niso podobdelovalci Podatkov Delovnega prostora in nobeden od njih jih ne prejme:

Prejemnik	Vloga	Kraj obdelave
Smartyn d.o.o. (Hrvaška)	Prodajalec Naročnin na Hrvaškem, v EU, v Združenih državah Amerike, v Bosni in Hercegovini ter podjetjem, registriranim za DDV v Srbiji: upravljavec za lastne namene glede vaših podatkov za obračun, računov in evidenc plačil. Je tudi naš predstavnik v EU po členu 27 (razdelek 19); ni naš obdelovalec.	Hrvaška (EU)
E-RAČUNI d.o.o. (Hrvaška)	Certificirani posrednik za e-račune in obdelovalec družbe Smartyn: izdaja in fiskalizira račune, ki vam jih pošlje Smartyn. Prejme vaše podatke za obračun in postavke računa. Mi ga ne najemamo.	Hrvaška (EU)
Stripe - za naročnike družbe Smartyn: Stripe Payments Europe, Limited (pogodbena družba družbe Smartyn) in Stripe Technology Europe, Limited (družba za izdajo elektronskega denarja z dovoljenjem irske centralne banke, ki izvede plačilo)	Obdelava kartičnih plačil na računu družbe Smartyn, kot obdelovalec družbe Smartyn in kot upravljavec za namene, ki jih določa sam za svoj račun.	Irska (EU), s prenosom na Stripe, LLC v Združenih državah Amerike po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-US Data Privacy Framework) in po standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije, če ta samocertifikacija preneha veljati
Stripe - za vse druge naročnike: Stripe, LLC (Združene države Amerike), naša pogodbena družba za nakupe prek Linka	Prodajalec (trgovec, ki izvede prodajo, prek Linka) in upravljavec za lastne namene glede podatkov o nakupu, plačilu, potrdilu o plačilu in davku, ki mu jih daste na njegovi blagajni; potrdila in obvestila o vračilih pošilja sam, iz Linka.	Združene države Amerike; Stripe, LLC je samocertificiran po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov in po njem prejema osebne podatke, standardne pogodbene klavzule Evropske komisije pa veljajo, če ta samocertifikacija preneha veljati

11.3 Obveznosti, ki jih nalagamo. Z vsakim podobdelovalcem sklenemo pisno pogodbo, ki nalaga obveznosti varstva podatkov, ki po vsebini niso nič manj varovalne od tistih v tem DOP, mi pa vam za izpolnjevanje obveznosti tega podobdelovalca ostajamo v celoti odgovorni.

11.4 Spremembe in ugovor. Pred dodajanjem ali zamenjavo podobdelovalca vas obvestimo vsaj 30 dni vnaprej, po e-pošti na naslov vašega Uporabniškega računa ali prek Storitve. Če imate razumen ugovor, povezan z varstvom podatkov, nam ga sporočite v teh 30 dneh in z vami bomo v dobri veri iskali rešitev. Če je ni, lahko prizadeti del Storitve odpoveste, morebitno vračilo vnaprej plačanih zneskov za obdobje po odpovedi pa izvede prodajalec po svojih pogojih.

12. Kršitve varstva osebnih podatkov

Po seznanitvi s kršitvijo varstva osebnih podatkov, ki zadeva Podatke Delovnega prostora, vas o njej obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v 48 urah od seznanitve, kadar bi kršitev verjetno povzročila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Obvestilo bo, kolikor je takrat znano, opisalo naravo kršitve, vrste in približno število zadevnih posameznikov in zapisov, verjetne posledice ter sprejete ali predlagane ukrepe. Nadaljnje informacije zagotovimo, ko naša preiskava napreduje, in vam pomagamo pri vaših obveznostih priglasitve po členih 33 in 34 GDPR. Obvestilo vam ni priznanje krivde ali odgovornosti. Vaša odgovornost kot upravljavca je, da obvestite svoj nadzorni organ in, kadar je to zahtevano, prizadete posameznike.

13. Revizije in informacije

13.1 Informacije. Dajemo vam na voljo informacije, potrebne za dokazovanje skladnosti s členom 28 GDPR, in sicer v obliki tega DOP, Politike zasebnosti, opisa varnosti v razdelku 10, poročil o revizijah in certifikatov tretjih oseb naših podobdelovalcev, kadar jih smemo deliti, ter pisnih odgovorov na razumen varnostni vprašalnik, in sicer največ enkrat v katerem koli 12-mesečnem obdobju.

13.2 Revizije. Kadar te informacije resnično ne zadoščajo, lahko vi ali neodvisni revizor, ki ga pooblastite (ki ne sme biti naš konkurent in mora biti zavezan k zaupnosti), revidirate našo obdelavo Podatkov Delovnega prostora, ob najmanj 30-dnevnem pisnem obvestilu, med običajnim delovnim časom, največ enkrat v katerem koli 12-mesečnem obdobju, brez nerazumnega motenja Storitve ali podatkov drugih naročnikov in na vaše stroške. Kadar je revizijo odredil nadzorni organ ali je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, lahko zahtevamo dogovor o krajšem roku obvestila.

13.3 Omejitve obsega. Revizija se ne sme razširiti na prostore ali sisteme naših podobdelovalcev (zanje bomo zagotovili poročila, ki jih imamo), na podatke drugih naročnikov ali na informacije, katerih razkritje bi kršilo zakonsko ali pogodbeno obveznost zaupnosti.

14. Mednarodni prenosi

Podatki Delovnega prostora v podatkovni bazi in shrambi datotek se hranijo v Evropski uniji. Podatke za overjanje (e-naslov, zgoščena vrednost gesla, telefonska številka, kadar se uporablja za prijavo, identifikatorji za prijavo prek zunanjih ponudnikov ter naslovi IP in časovne oznake prijav) Google obdeluje v Združenih državah Amerike, ne glede na regijo podatkovne baze, ker je storitev overjanja na voljo samo tam. Potisna sporočila in diagnostika sesutij se lahko prav tako obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Naš sedež je v Združenih državah Amerike in naše osebje do Storitve dostopa od tam.

Kadar se osebni podatki prenesejo v tretjo državo ali so iz nje dostopni, se opiramo na mehanizme za prenos iz poglavja V GDPR. Kadar je prejemnik certificiran po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-US Data Privacy Framework), prenos poteka po tem sklepu o ustreznosti; kadar ni ali če je certifikacija umaknjena, prenehana, preklicana ali kako drugače razveljavljena, veljajo standardne pogodbene klavzule Evropske komisije (modul dva, upravljavec obdelovalcu, med vami in nami; modul tri, obdelovalec obdelovalcu, med nami in našimi podobdelovalci), skupaj z dopolnilnimi ukrepi, opisanimi v razdelku 10. Naročate nam, da te prenose izvedemo v obsegu, potrebnem za zagotavljanje Storitve. Google LLC je certificiran po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov in po njem prejema osebne podatke; standardne pogodbene klavzule, sklenjene med nami in Googlom po Google Cloud Data Processing Addendum, veljajo tam, kjer okvir ne velja. Dokumentacijo o prenosih, ki jo smemo deliti, na zahtevo zagotovimo.

15. Izbris in vračilo Podatkov Delovnega prostora

15.1 Izvozite, preden odidete. Podatke Delovnega prostora lahko iz Storitve kadar koli izvozite, dokler je vaš Delovni prostor dejaven, in to brezplačno, Skrbnik pa to lahko stori tudi iz zaustavljenega Delovnega prostora v 80 dneh iz razdelka 15.2 (Pogoji, razdelek 19). Storite to pred prenehanjem ali v tem roku; orodja za izvoz so mehanizem vračila, predviden v členu 28(3)(g) GDPR. Storitve, ki presegajo standardni izvoz, na primer pretvorba izvoza v obliko zapisa po vaši izbiri ali migracija vaših podatkov v drug sistem v vašem imenu, se dogovorijo in obračunajo posebej na zahtevo.

15.2 Po izteku Brezplačnega preizkusnega obdobja ali koncu Naročnine. Vaš Delovni prostor in njegove Podatke naročnika hranimo 80 dni po izteku ali prenehanju, tako da se lahko v tem obdobju naročite ali znova naročite in nadaljujete, kjer ste končali, in tako da nenamerno ali sporno prenehanje ne uniči vaših evidenc; če ste ob odpovedi od nas zahtevali izbris svojih podatkov (Pogoji, razdelek 19), Delovni prostor namesto tega izbrišemo ob prenehanju. Po teh 80 dneh Delovni prostor in njegove Podatke naročnika izbrišemo, vključno z dnevnikom odstranitev.

15.3 Varnostne kopije. Kopije izbrisanih podatkov lahko omejen čas ostanejo v rednih varnostnih kopijah, ki se sproti prepisujejo. Dokler obstajajo, zanje še naprej velja ta DOP in se v Storitev ne obnavljajo, razen v okviru obnovitve celotnega sistema po katastrofi.

15.4 Kaj obdržimo. Po izbrisu obdržimo samo: podatke, ki jih kot upravljavec obdelujemo po Politiki zasebnosti (podatki o uporabniškem računu, o stanju naročnine in diagnostični podatki), zapise, ki jih moramo hraniti po zakonu, in informacije, potrebne za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Evidence o izdanih računih in knjigovodske evidence vašega nakupa hrani prodajalec (Smartyn d.o.o. ali Stripe za nakupe prek Linka) kot upravljavec za lastne namene, po svojih obveznostih hrambe. Podatkov Delovnega prostora ne hranimo za noben drug namen.

15.5 Zgodnejši izbris na zahtevo. Pisno nam lahko naročite, naj Delovni prostor izbrišemo pred iztekom obdobja 80 dni, in to bomo storili v razumnem roku.

16. Vaše obveznosti kot upravljavca

Jamčite in se zavezujete: da imate pravno podlago za vsako dejanje obdelave, ki ga izvajate prek Storitve; da ste svojim Članom dali informacije, ki jih zahtevata člena 13 in 14 GDPR, vključno z informacijami o prijavi prisotnosti z lokacijo, če jo omogočite, in o tem, da njihovo ime po odhodu ostane v vaših evidencah; da ste izvedli vsako oceno učinka, posvetovanje s svetom delavcev ali postopek zastopanja delavcev, ki ga zahteva vaša jurisdikcija; da v Storitev ne boste vnašali posebnih vrst osebnih podatkov ali osebnih podatkov v zvezi s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji brez dodatnih zaščitnih ukrepov, ki jih taki podatki zahtevajo; in da bodo vaša navodila nam skladna s pravom varstva osebnih podatkov.

17. Odškodninska zaščita za vaša navodila

V obsegu, ki ga dopušča zakon, boste družbo Smart Solution Labz LLC ter njene vodilne osebe, zaposlene in zastopnike branili, jim povrnili škodo in jih obvarovali pred vsakim zahtevkom, preiskavo, globo, škodo, izgubo ali razumnim stroškom (vključno s stroški pravnega zastopanja), ki izhaja iz naslednjega ali je s tem povezan: navodilo, ki ste nam ga dali za izbris ali hrambo Podatkov Delovnega prostora, vključno z vsakim navodilom, danim prek funkcij za izbris iz razdelka 5; vaša neizpolnitev lastne obveznosti hrambe; odsotnost pravne podlage za dejanje obdelave, ki ste ga izvedli prek Storitve; ali vaša opustitev obveščanja Članov, kot zahteva razdelek 16. To velja poleg odškodninske zaščite iz razdelka 17 Pogojev.

18. Odgovornost

Za odgovornost vsake pogodbene stranke po tem DOP ali v zvezi z njim veljajo izključitve in omejitve odgovornosti iz Pogojev. Nič v tem DOP ne omejuje odgovornosti, ki je po veljavnem pravu ni mogoče omejiti, vključno s pravicami posameznika po členu 82 GDPR.

19. Predstavnik v EU

Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia (e-pošta: info@s-labz.com), je naš predstavnik v Evropski uniji po členu 27 GDPR. Vi in nadzorni organi se lahko na predstavnika obrnete glede vseh vprašanj, povezanih z obdelavo osebnih podatkov, poleg stika z nami ali namesto njega. Predstavnik osebnih podatkov ne obdeluje v našem imenu in ni naš obdelovalec ali podobdelovalec; je prodajalec Naročnin na trgih, navedenih v razdelku 1, to vlogo pa opravlja v svojem imenu.

20. Trajanje, spremembe in prednost

Ta DOP začne veljati, ko sprejmete Pogoje, in velja, dokler v vašem imenu obdelujemo Podatke Delovnega prostora. Razdelki 6.5, 7, 12, 15, 17 in 18 njegovo prenehanje preživijo. Ta DOP lahko posodobimo, kadar to zahteva zakon ali nadzorni organ ali da odrazimo spremembo Storitve; kadar je sprememba bistvena, vas o njej razumno vnaprej obvestimo prek Storitve ali po e-pošti. Če se katera koli določba tega DOP izkaže za neveljavno, ostane preostanek v veljavi. Ta DOP je na voljo v angleščini, hrvaščini, nemščini, slovenščini, srbščini, bosanščini in ukrajinščini; merodajna je angleška različica.

21. Kontakt

Kontakt za varstvo podatkov:
Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Register: Wyoming Secretary of State, številka vpisa 2024-001386276
E-pošta: info@s-labz.com

Predstavnik v EU (člen 27 GDPR):
Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia
E-pošta: info@s-labz.com

Nadzorni organ za sedež predstavnika: hrvaška Agencija za varstvo osebnih podatkov (Agencija za zaštitu osobnih podataka - AZOP). Pritožite se lahko tudi pri nadzornem organu svojega običajnega prebivališča ali kraja dela.