Politika zasebnosti

Prevod za lažje razumevanje. Pravno merodajna je angleška različica; v primeru neskladja velja angleško besedilo.

Ta Politika zasebnosti pojasnjuje, kako družba Smart Solution Labz LLC ("Smart Solution Labz", "mi", "nas") zbira, uporablja, deli in varuje osebne podatke, ko uporabljate aplikacijo Clocker, spletna mesta in povezane storitve ("Storitev"). Pojasnjuje tudi vaše pravice po Splošni uredbi EU o varstvu podatkov (GDPR) in po hrvaškem pravu varstva osebnih podatkov.

1. Kdo je odgovoren za vaše podatke

Upravljavec podatkov za Storitev je:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Register: Wyoming Secretary of State, številka vpisa 2024-001386276
Kontakt za zasebnost: info@s-labz.com

Predstavnik v EU (člen 27 GDPR). Ker imamo sedež zunaj Evropske unije, smo za svojega predstavnika v EU imenovali družbo Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia (e-pošta: info@s-labz.com). Vi in nadzorni organi se lahko na predstavnika obrnete glede vseh vprašanj, povezanih z obdelavo vaših osebnih podatkov, poleg stika z nami ali namesto njega. To je ločen mandat: predstavnik osebnih podatkov ne obdeluje v našem imenu in ni naš obdelovalec; podporo za Storitev opravljamo sami.

Prodajalec. Smartyn d.o.o. je tudi družba, ki plačljive naročnine na Clocker prodaja naročnikom, katerih država obračuna je Hrvaška, druga država članica EU, Združene države Amerike, Bosna in Hercegovina ali Srbija (podjetja, registrirana za DDV v Srbiji). Za te nakupe je upravljavec za lastne namene glede podatkov, ki jih potrebuje za prodajo, izdajo računa, pobiranje plačila in knjiženje nakupa - vaše ime in naslov za obračun, davčna številka, kontaktni e-naslov, naročnina in njena cena, računi in evidence plačil - ki jih hrani po hrvaškem davčnem in računovodskem pravu in jih opisuje v svojih Naročniških pogojih. Podatkov, ki jih vaš Delovni prostor hrani o vašem osebju in vaših strankah, ne prejme. Naročniki v vseh drugih državah kupujejo pri Stripu kot trgovcu, ki izvede prodajo (merchant of record), prek Linka (razdelek 6).

2. Vlogi upravljavca in obdelovalca

Clocker je poslovno orodje. Pomembno je, v kateri vlogi podatke obdelujemo:

• Upravljavec smo za podatke o vašem uporabniškem računu, o obračunu in plačilih, o vaši uporabi Storitve in o naši komunikaciji z vami.
• Obdelovalec smo (upravljavec ste vi) za osebne podatke o določljivih osebah, ki jih vi ali vaši Člani vnesete v Delovni prostor - na primer evidence delovnega časa zaposlenih, prijave prisotnosti z lokacijo, kontaktne podatke strank (CRM), rezervacije, zapiske in priponke. Te podatke obdelujemo po vaših dokumentiranih navodilih za zagotavljanje Storitve. Kot upravljavec teh podatkov ste odgovorni za veljavno pravno podlago in za obveščanje zadevnih posameznikov (na primer svojih zaposlenih o sledenju lokaciji).

Koga vprašati za kaj. Če želite izbrisati svoj račun v Clockerju kot tak ali imate vprašanje o prijavi, o stanju naročnine ali o aplikaciji, vprašajte nas - glejte razdelka 9 in 10; vprašanje o računu ali bremenitvi gre prodajalcu, ki ga je izdal (razdelek 1). Če želite, da se kaj spremeni ali odstrani iz delovnih evidenc, ki jih vaš delodajalec vodi v Clockerju - delovni čas, podatki o plačah, kadrovski dokumenti ali vnosi, ki vaše ime beležijo kot osebo, ki je nekaj naredila ali odobrila - vprašajte svojega delodajalca. On odloča, kaj se s temi evidencami zgodi; mi ravnamo samo po njegovem navodilu in teh evidenc ne bomo izbrisali ali spremenili zato, ker nas za to prosi Član. Pogoji iz člena 28 GDPR za to razmerje so določeni v našem Dodatku o obdelavi podatkov.

3. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Vi nam jih daste:

• Podatki o uporabniškem računu - ime, e-naslov, geslo (shranjeno kot zgoščena vrednost), podatki o podjetju/Delovnem prostoru, jezik in nastavitve ter neobvezen domači/poštni naslov (država, kraj, poštna številka in ulica), ki ga Član lahko navede in ki si ga Skrbniki njegovega delodajalca lahko ogledajo in ga vzdržujejo za delodajalčev obračun plač in delovne evidence. Vaš uporabniški račun nosi tudi evidenco pravnih besedil, ki ste jih sprejeli, in izbir glede zasebnosti, ki ste jih naredili: čas, vaš odgovor, različico besedila in jezik, v katerem ste ga videli (glejte razdelka 4 in 9).
• Vsebina, ki jo vnesete ("Podatki naročnika") - evidence delovnega časa, delovne ure, delovni nalogi, rezervacije in dogodki, evidence strank (CRM), zapiski, opravila ter vse datoteke ali priponke, ki jih naložite.
• Podatki o plačilu - podatki za obračun, ki jih vnesete na blagajni (ime za obračun, naslov, država, davčna številka), gredo prodajalcu za vašo državo. Kartična plačila obdela Stripe na računu prodajalca ali Stripe sam, kadar je trgovec, ki izvede prodajo; mi prejmemo omejene podatke, kot so dejstvo plačila, znesek, obdobje, ki ga pokriva, in referenca plačila, da lahko vaš Delovni prostor uskladimo z vašo naročnino. Številk kartic nikoli ne vidimo in ne shranjujemo.
• Podpora in komunikacija - sporočila, ki nam jih pošljete, tudi prek klepeta z razvijalcem v aplikaciji (besedilo, ki ga napišete, morebitni posnetki zaslona ali dokumenti, ki jih priložite, naši odgovori in, da lahko odgovorimo, vaš e-naslov, Delovni prostor, v katerem ste bili, platforma vaše naprave in jezik aplikacije).

Zbiramo samodejno:

• Podatki o lokaciji - če uporabljate prijavo prisotnosti z lokacijo, Storitev uporabi lokacijo vaše naprave, da potrdi, da ste znotraj dovoljenega polmera delovnega mesta. Lokacija se uporablja za ta namen in za povezane evidence. Na mobilnih napravah lahko dovoljenje za lokacijo upravljate v nastavitvah naprave; če ga onemogočite, lahko to omeji prijavo prisotnosti z lokacijo.
• Podatki o napravi in uporabi - vrsta naprave, operacijski sistem, različica aplikacije, identifikatorji, dnevniški podatki, datum vaše zadnje dejavnosti in uporabljena platforma ter, samo z vašo privolitvijo, kako uporabljate Storitev (glejte razdelek 4, Analitika).
• Žetoni za potisna obvestila - za dostavo obvestil (na primer povabil ali opomnikov), če so omogočena.
• Piškotki in podobne tehnologije - glejte naše Obvestilo o piškotkih.

4. Zakaj uporabljamo vaše podatke in naše pravne podlage

Namen	Pravna podlaga (člen 6 GDPR)
Zagotavljanje, delovanje in varovanje Storitve in vašega uporabniškega računa	Izvajanje pogodbe
Usklajevanje vašega Delovnega prostora z vašo naročnino (izid plačila in obdobje, ki nam ju sporoči prodajalec)	Izvajanje pogodbe; zakonska obveznost
Zagotavljanje podpore in odgovarjanje na vaša sporočila	Izvajanje pogodbe; zakoniti interesi
Prijava prisotnosti z lokacijo (potrditev navzočnosti na delovnem mestu)	Izvajanje pogodbe z imetnikom uporabniškega računa; kadar ste Član, je za pravno podlago odgovoren upravljavec (vaš delodajalec), ta pa je lahko zakoniti interes, zakonska obveznost ali privolitev
Vzdrževanje varnosti, preprečevanje goljufij in zlorab	Zakoniti interesi; zakonska obveznost
Diagnostika sesutij in ohranjanje stabilnosti aplikacije (poročanje o sesutjih)	Zakoniti interesi (ga lahko izklopite v aplikaciji)
Razumevanje uporabe za izboljšanje Storitve (analitika v aplikaciji in na spletnem mestu)	Privolitev (privzeto izklopljeno; eno vprašanje po registraciji v aplikaciji, pasica o piškotkih na spletnem mestu; preklic kadar koli)
Vodenje zbirne statistike storitve (koliko delovnih prostorov, povabil ali zapisov nastane na dan, koliko naprav posamezne platforme je dejavnih)	Zakoniti interesi (samo števci, brez identifikatorjev)
Pošiljanje storitvenih in, kjer je dovoljeno, trženjskih sporočil	Zakoniti interesi ali privolitev; trženjska sporočila lahko odjavite
Izpolnjevanje pravnih, davčnih in računovodskih obveznosti	Zakonska obveznost

Kadar se opiramo na zakonite interese, jih tehtamo z vašimi pravicami. Kadar se opiramo na privolitev, jo lahko kadar koli prekličete, kar ne vpliva na predhodno obdelavo.

Analitika, poročanje o sesutjih in vaše možnosti nadzora v aplikaciji

Za neobvezno, nenujno obdelavo uporabljamo Google Firebase, vi pa jo nadzirate v aplikaciji v razdelku Nastavitve > Podatki in zasebnost:

• Analitika (Google Analytics for Firebase) nam pomaga razumeti, kako se aplikacija uporablja, da jo lahko izboljšamo: kateri zasloni se odpirajo, katere funkcije se uporabljajo, kje ljudje obtičijo. Privzeto je izklopljena. Ob prvi prijavi vas enkrat vprašamo, z dvema enakovrednima izbirama, svoj odgovor pa lahko kadar koli spremenite v Nastavitvah; zavrnitev ne spremeni ničesar glede delovanja aplikacije za vas. Ko je vklopljena, aplikacija pošlje naključni identifikator namestitve aplikacije (v brskalniku analitični piškotek, opisan v Obvestilu o piškotkih, in naslov strani, na kateri ste), imena dejanj, ki jih merimo, model naprave, operacijski sistem, različico aplikacije, jezik in približno državo ter štiri splošna dejstva o okoliščinah vaše uporabe: vašo vlogo v Delovnem prostoru (lastnik, vodja ali zaposleni), velikostni razred vaše ekipe, jezik, v katerem aplikacijo uporabljate, in dejavnost, s katero se vaš Delovni prostor ukvarja (ena s kratkega, vnaprej določenega seznama). Nikoli ne pošlje vašega imena, e-naslova, telefonske številke, imena vašega podjetja ali vsebine, ki jo vnesete v aplikacijo - vaših delovnih ur, strank, zapiskov in datotek. Vse, kar pošlje, je vnaprej določena oznaka ali število s kratkega, vnaprej določenega seznama, tako da do nje ne more priti nobeno prosto besedilo. Nikoli je ne uporabljamo za oglaševanje in ne zbiramo oglaševalskega identifikatorja naprave. Vodimo evidenco vašega odgovora: kdaj ste odgovorili, kaj ste izbrali, katero različico vprašanja in te Politike ste videli in v katerem jeziku, da lahko izkažemo, da je bila privolitev dana ali zavrnjena, in da spoštujemo preklic.
• Analitika spletnega mesta (Google Analytics) na clocker.cloud teče šele, ko v pasici o piškotkih izberete "Sprejmi vse". Beleži naslove strani, ki jih odprete (kar nam pove tudi, katero jezikovno različico berete), kako daleč se pomaknete po strani, katere povezave v aplikacijo in katere kategorije dejavnosti kliknete ter katera pogosto zastavljena vprašanja odprete, skupaj z naključnim identifikatorjem obiskovalca, shranjenim v piškotku, vrsto vašega brskalnika in naprave ter približno državo. Nikoli ne vsebuje vašega imena, e-naslova ali česar koli, kar natipkate. Glejte Obvestilo o piškotkih. Spletno mesto in spletna aplikacija na /app si delita en analitični tok in en piškotek obiskovalca, tako da se obisk spletnega mesta in poznejša seja v spletni aplikaciji štejeta kot isti obiskovalec, še vedno brez vašega imena ali uporabniškega računa.
• Poročanje o sesutjih (Firebase Crashlytics) ob sesutju aplikacije pošlje diagnostična poročila, da lahko odpravimo težave. Privzeto je vklopljeno kot zakoniti interes za ohranjanje stabilnosti in varnosti aplikacije, kadar koli pa ga lahko izklopite v Nastavitvah.
• Statistika storitve. Vodimo dnevne števce, koliko uporabniških računov, delovnih prostorov, povabil, evidenc delovnega časa, rezervacij, zapiskov in strank nastane, kako hitro so povabila sprejeta, kateri odgovor so novi delovni prostori dali na vprašanje "kako ste izvedeli za nas" in koliko naprav posamezne platforme je dejavnih. To so zbirna števila brez identifikatorjev, ki jih vodimo za delovanje in načrtovanje Storitve in ki se, drugače kot analitika, štejejo ne glede na vašo privolitev. Za štetje dejavnih naprav vaš profil hrani datum vaše zadnje dejavnosti in uporabljeno platformo; za ta namen se o vaši dejavnosti ne beleži nič drugega.

5. Podatki o lokaciji

Ker Clocker ponuja prijavo prisotnosti z lokacijo, želimo biti jasni: lokacija se zbira zato, da se preveri, ali se prijava zgodi znotraj polmera delovnega mesta, določenega za Člana. Če ste delodajalec, ki to funkcijo uporablja, ste upravljavec podatkov o lokaciji svojih Članov in morate imeti pravno podlago ter svoje Člane obvestiti. Če ste Član, vaš delodajalec odloča, ali prijava prisotnosti z lokacijo velja za vas; vprašanja o tem naslovite nanj.

6. S kom delimo podatke

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo. Delimo jih samo z:

• ponudniki storitev (obdelovalci), ki nam po pogodbi pomagajo upravljati Storitev, med njimi z Googlom (Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage, Cloud Messaging, App Check z reCAPTCHA na spletu, Crashlytics in, samo z vašo privolitvijo, Google Analytics) za gostovanje, infrastrukturo in diagnostiko ter s Scaleway S.A.S. (Francija) za pošiljanje e-pošte iz Storitve (opomniki, obvestila o naročnini). Ponudnik e-pošte prejme podatke šele, ko e-pošta iz Storitve zaživi.
• prodajalcem vaše naročnine, družbo Smartyn d.o.o. (Hrvaška), če je vaša država obračuna Hrvaška, druga država članica EU, Združene države Amerike, Bosna in Hercegovina ali Srbija (podjetja, registrirana za DDV v Srbiji): prejme vaše ime in naslov za obračun, davčno številko, kontaktni e-naslov, naročnino in njeno ceno ter izid plačila in jih kot upravljavec za lastne namene uporablja za prodajo, izdajo računa, pobiranje plačila in knjiženje nakupa. Račune izdaja prek družbe E-RAČUNI d.o.o. (Hrvaška), svojega certificiranega posrednika za e-račune in obdelovalca, ki prejme podatke za obračun in postavke računa, kartična plačila pa sprejema prek Stripe na svojem lastnem računu: njena pogodba je s Stripe Payments Europe, Limited (irska družba), samo plačilo pa izvede Stripe Technology Europe, Limited, družba za izdajo elektronskega denarja z dovoljenjem irske centralne banke. Prodajalec ne prejme nobenih podatkov, ki jih vaš Delovni prostor hrani o vašem osebju in vaših strankah, in ne ravna v našem imenu. E-RAČUNI in Stripe prejmeta podatke šele, ko plačljive naročnine zaživijo.
• Stripom kot trgovcem, ki izvede prodajo (merchant of record), prek Linka, če je vaša država obračuna katera koli druga država ali Srbija brez registracije za DDV: naročnino vam proda Stripe. Na njegovi blagajni Stripu neposredno daste svoje ime, e-naslov, naslov za obračun in državo, morebitno davčno številko in podatke o kartici; Stripe jih kot upravljavec za lastne namene uporabi za prodajo, bremenitev, obračun in odvod davka vaše države, kadar ga pokriva, izdajo potrdil o plačilu in davčnih računov, urejanje vračil in podporo pri nakupu, potrdila in obvestila pa vam pošlje sam, iz Linka; kadar Stripe davka vaše države ne pokriva, račun nosi naše ime in naše podatke. Namene določa sam, kot upravljavec, tudi za spremljanje in odkrivanje goljufij, preprečevanje finančnih izgub in varnostnih tveganj, svoj lastni obračun, skladnost s predpisi, vključno s preverjanjem za preprečevanje pranja denarja in preverjanjem identitete stranke (KYC), ter za razvoj svojih izdelkov, za vse to pa velja njegova lastna politika zasebnosti. Naša pogodba za te nakupe je s Stripe, LLC v Združenih državah Amerike, ki je samocertificirana po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-US Data Privacy Framework) in osebne podatke prejema po njem; če je ta certifikacija umaknjena, prenehana, preklicana ali kako drugače razveljavljena, namesto tega veljajo standardne pogodbene klavzule Evropske komisije. Od Stripa prejmemo dejstvo plačila, znesek, obdobje in referenco.
• Google Maps Platform (Google), ki za to storitev deluje kot upravljavec za lastne namene in ne kot naš ponudnik storitev: ko odprete zemljevid ali izberete lokacijo delovnega mesta, Google prejme vaš naslov IP in zahtevo za zemljevid, ko pa vnašate naslov, gre besedilo, ki ga vnesete, v Google Places, da ponudi predloge. Za to storitev velja Googlova lastna politika zasebnosti. Vaših delovnih evidenc ali osebnih podatkov vaše ekipe mu ne pošiljamo.
• Applom, če se prijavljate z Applom (Apple nam da enolični identifikator in, če ga ne skrijete, vaš e-naslov) in za dostavo potisnih obvestil na naprave iPhone in iPad (Applova storitev potisnih obvestil prejme žeton naprave in besedilo obvestila). Na napravi iPhone naslov delovnega mesta poišče Applov geokodirnik.
• vašim Delovnim prostorom - Podatki naročnika, ki jih vnesete, so vidni Skrbnikom in Članom vašega Delovnega prostora glede na dovoljenja, ki jih določite.
• organi ali tretjimi osebami, kadar to zahteva zakon, za zaščito naših pravic ali v zvezi z združitvijo, prevzemom ali prodajo premoženja (z nadaljnjim varstvom vaših podatkov).

Naši trenutni podobdelovalci so navedeni v Dodatku o obdelavi podatkov, razdelek 11; vprašate lahko tudi na info@s-labz.com.

7. Kje se vaši podatki hranijo

Primarna shramba podatkov Storitve gostuje v Evropski uniji (regija Google Cloud europe-west3, Frankfurt): podatkovna baza s Podatki naročnika in shramba datotek z vašimi naloženimi datotekami sta obe v tej regiji. Varnostno kopiranje in obdelava potekata ob ustreznih zaščitnih ukrepih.

Izjema so prijavni podatki. Firebase Authentication - Googlova storitev, ki hrani vaš e-naslov, zgoščeno vrednost vašega gesla, vašo telefonsko številko, če se z njo prijavljate, vaš identifikator za prijavo z Googlom ali Applom ter naslove IP in časovne oznake vaših prijav - deluje samo v Združenih državah Amerike, ne glede na to, v kateri regiji je podatkovna baza. Dostava potisnih obvestil, diagnostika sesutij in analitika uporabe (Google Analytics, samo z vašo privolitvijo) se prav tako lahko obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Razdelek 8 pojasnjuje zaščitne ukrepe, na katere se pri teh prenosih opiramo.

8. Mednarodni prenosi

Smo družba s sedežem v Združenih državah Amerike, nekateri naši ponudniki (na primer Google) in plačilni ponudniki prodajalcev (Stripe, vključno s Stripe, LLC v Združenih državah Amerike za nakupe prek Linka) pa lahko osebne podatke prav tako obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Podatki naročnika se hranijo v Evropski uniji (glejte razdelek 7); kadar so osebni podatki dostopni iz Združenih držav Amerike ali druge tretje države ali se vanjo prenesejo, se opiramo na ustrezne zaščitne ukrepe po poglavju V GDPR: kadar je prejemnik certificiran po okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-US Data Privacy Framework), prenos poteka po tem sklepu o ustreznosti, če pa je certifikacija umaknjena, prenehana, preklicana ali kako drugače razveljavljena, namesto tega veljajo standardne pogodbene klavzule Evropske komisije. Več informacij o teh zaščitnih ukrepih lahko zahtevate na info@s-labz.com.

9. Kako dolgo hranimo podatke

• Podatki o uporabniškem računu in Podatki naročnika - dokler je vaš uporabniški račun dejaven. Ko se Brezplačno preizkusno obdobje izteče ali se Naročnina konča, vaš Delovni prostor in njegove Podatke naročnika hranimo 80 dni, tako da se lahko v tem obdobju naročite (ali znova naročite) in nadaljujete točno tam, kjer ste končali. Če je lastnik Delovnega prostora ob odpovedi zahteval izbris, Delovni prostor namesto tega izbrišemo ob prenehanju (Dodatek o obdelavi podatkov, razdelek 15.2). Po teh 80 dneh Podatke naročnika izbrišemo ali anonimiziramo, razen v varnostnih kopijah, ki se sproti prepisujejo. Prosite nas lahko tudi za zgodnejši izbris (glejte razdelek 10).
• Evidence obračuna in davčne evidence - hrani jih prodajalec vaše naročnine: Smartyn d.o.o. svoje račune in računovodske evidence hrani toliko časa, kolikor zahtevata hrvaško davčno in računovodsko pravo; Stripe evidence nakupov prek Linka hrani po svojih pravilih. Na naši strani se stanje naročnine in reference plačil hranijo, dokler obstaja vaš uporabniški račun in kolikor zahteva zakon.
• Komunikacija s podporo - toliko časa, kolikor je potrebno za obravnavo vaše zahteve, in za naše evidence.
• Analitika uporabe (samo z vašo privolitvijo) - podatki na ravni dogodkov se v Google Analytics hranijo 14 mesecev; poročila o sesutjih 90 dni. Zbirna statistika storitve, opisana v razdelku 4, ne vsebuje identifikatorjev in se hrani, dokler obstaja Storitev.
• Evidence privolitev in sprejemov - čas, odgovor, različica besedila in jezik vašega sprejema Pogojev in te Politike, vaše izbire glede analitike, obvestila, prikazanega ob sprejemu povabila v Delovni prostor, in, za Skrbnike, potrditve seznanitve z Dodatkom o obdelavi podatkov. Hranijo se, dokler obstaja vaš uporabniški račun, in se izbrišejo z njim. Evidenco privolitve naročnika v samodejno obnovitev, dano na blagajni, skupaj s pogoji, v katere je privolil, hrani prodajalec vsaj tri leta za naročnike v Združenih državah Amerike, ločeno od računa v Clockerju.
• Dnevniki strežnikov - tehnični dnevniki naših strežnikov in funkcij (metapodatki zahtev, tehnični identifikatorji, kot je oznaka uporabniškega računa, poti do shrambe), vključno z zapisom, da je bil izbris izveden, se hranijo do 30 dni.

Velik del svojih podatkov lahko vi (ali vaš Skrbnik) izbrišete neposredno v Storitvi, izbris pa lahko zahtevate tudi, kot je opisano spodaj.

Izbris vašega računa v Clockerju

Svoj uporabniški račun lahko izbrišete v aplikaciji ali na naši strani za izbris uporabniškega računa, ki po prijavi zahtevo sprejme sama.

Izbris ni takojšen. Vaš uporabniški račun se najprej deaktivira in vstopi v obdobje odloga 40 dni: takoj izgubite dostop do vsakega Delovnega prostora, ki ste mu pripadali, v tem obdobju pa si lahko premislite in uporabniški račun obnovite preprosto s ponovno prijavo. Ko se obdobje izteče, načrtovano opravilo trajno izbriše vaše prijavne podatke in račun v Clockerju za njimi, vaš osebni profil ter kontaktne podatke, ki se o vas hranijo na kartici zaposlenega pri vsakem delodajalcu - vaš e-naslov, domači naslov, telefonsko številko, datum rojstva in spol.

Kaj po tem ostane in zakaj. Vaše ime in priimek ostaneta na kartici zaposlenega v vsakem Delovnem prostoru, v katerem ste bili član, evidence, ki jih vaši delodajalci vodijo o vašem delu - evidence delovnega časa, podatki o plačah in plačilih, kadrovski dokumenti, ki so jih naložili, in operativne evidence, ki vas navajajo kot osebo, ki je nekaj ustvarila, uredila ali odobrila - pa niso izbrisane. To so evidence vašega delodajalca in ne naše: vaš delodajalec je upravljavec, mi smo le njegov obdelovalec, v večini primerov pa mora vaš delodajalec te evidence po zakonu hraniti še leta po koncu vaše zaposlitve. Zato jih nismo niti upravičeni niti sposobni izbrisati zato, ker nas za to prosite. Kam s tako zahtevo, pojasnjuje razdelek 10.

Ko vas delodajalec odstrani iz Delovnega prostora

Skrbnik vas lahko iz Delovnega prostora odstrani na dva načina. Arhiviranje vam odvzame dostop in ne spremeni ničesar drugega; članstvo je mogoče kadar koli obnoviti. Izbris vaših podatkov vam takoj odvzame dostop in začne preklicno obdobje 40 dni, po katerem se vaš kadrovski zapis v tem Delovnem prostoru trajno izbriše: polja profila, zapiski vodje, naloženi kadrovski dokumenti in datoteke za njimi ter vaši lastni zahtevki za odsotnost in dopust. Vaše evidence delovnega časa in podatki o plačah se ohranijo, razen če Skrbnik to izrecno vklopi kot ločeno, posebej potrjeno navodilo.

Ko je ta izbris končan, v Delovnem prostoru ostane minimalen zapis, ki vsebuje samo vaše ime in priimek ter tehnične oznake, tako da se pretekli vnosi še vedno pravilno prikazujejo. Vaše ime ostane tudi v delodajalčevih operativnih evidencah, prikazano v zamolklem slogu. Vsaka odstranitev, preklic in trajni izbris se zapišejo v dnevnik znotraj Delovnega prostora, ki beleži, kdo ga je odredil in kdaj; ta dnevnik se hrani kot dokazilo o navodilu in se izbriše skupaj s samim Delovnim prostorom.

Odstranitev iz Delovnega prostora ne izbriše vašega osebnega računa v Clockerju. Ta ostane vaš, z nedotaknjenim profilom, z njim pa lahko ustvarite svoj Delovni prostor ali sprejmete drugo povabilo.

10. Vaše pravice

Po GDPR imate pravico:

• do dostopa do osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas;
• do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
• do izbrisa vaših podatkov ("pravica do pozabe") v določenih okoliščinah;
• do omejitve obdelave ali ugovora zoper njo v določenih okoliščinah, vključno z ugovorom zoper obdelavo, ki temelji na zakonitih interesih, in zoper neposredno trženje;
• do prenosljivosti podatkov - da prejmete svoje podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki;
• do preklica privolitve kadar koli, kadar se opiramo na privolitev; in
• do vložitve pritožbe pri nadzornem organu, na Hrvaškem je to hrvaška Agencija za varstvo osebnih podatkov (Agencija za zaštitu osobnih podataka - AZOP).

Za uveljavljanje svojih pravic pišite na info@s-labz.com. Če se vaša zahteva nanaša na podatke, pri katerih je upravljavec vaš delodajalec ali druga organizacija (na primer podatki o Članih ali strankah v njihovem Delovnem prostoru), vas bomo napotili k temu upravljavcu ali ga obvestili. Odgovorimo v rokih, ki jih zahteva zakon (praviloma en mesec).

Zahteve glede vaših delovnih podatkov. Če od nas zahtevate izbris, popravek ali izročitev evidenc, ki jih delodajalec o vas vodi v Clockerju, bomo potrdili prejem zahteve, vam povedali, katera organizacija je upravljavec, in vas napotili nanjo; kadar se nam zdi primerno, jo bomo tudi obvestili, da ste vprašali. Zahteve ne bomo izvedli sami, in to iz dveh neodvisnih razlogov: te podatke obdelujemo samo kot delodajalčev obdelovalec in ne smemo ravnati v nasprotju z navodili upravljavca, pravica do izbrisa pa ne velja, kadar je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca (člen 17(3)(b) GDPR) - kar je pri evidencah delovnega časa, plač in kadrovskih evidencah običajno podano. To ne omejuje vaših pravic nasproti delodajalcu niti vaše pravice do pritožbe pri nadzornem organu. Prav tako vam ne preprečuje, da kadar koli izbrišete svoj račun v Clockerju kot tak (razdelek 9).

11. Varnost

Za varovanje osebnih podatkov uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, vključno s šifriranjem med prenosom, nadzorom dostopa, overjanjem in gostovanjem na ugledni oblačni infrastrukturi. Nobena metoda prenosa ali shranjevanja ni popolnoma varna, zato absolutne varnosti ne moremo jamčiti. Če bi kršitev varstva osebnih podatkov verjetno povzročila tveganje za vaše pravice, bomo o njej obvestili pristojni organ in, kadar je to zahtevano, prizadete posameznike, skladno z GDPR.

12. Avtomatizirano sprejemanje odločitev

O vas ne sprejemamo odločitev, ki bi imele pravne ali podobno znatne učinke in bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi. Funkcije, kot je samodejna razvrstitev ur, so orodja za izračun; same po sebi ne sprejemajo odločitev o posameznikih.

13. Otroci

Storitev je namenjena poslovni uporabi oseb, starih 18 let ali več, in ni namenjena otrokom. Osebnih podatkov otrok zavestno ne zbiramo.

14. Piškotki

Naša spletna mesta in Storitev uporabljajo piškotke in podobne tehnologije, kot je opisano v našem Obvestilu o piškotkih.

15. Spremembe te Politike

To Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Če uvedemo bistvene spremembe, vas o njih obvestimo (na primer po e-pošti ali v Storitvi), preden začnejo veljati. Datum "Zadnja posodobitev" na vrhu prikazuje zadnjo revizijo.

16. Kontakt

Za vsako vprašanje o zasebnosti ali za uveljavljanje svojih pravic:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Register: Wyoming Secretary of State, številka vpisa 2024-001386276
E-pošta: info@s-labz.com

Predstavnik v EU (člen 27 GDPR): Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia, e-pošta: info@s-labz.com