Політика конфіденційності

Переклад для зручності. Юридично чинною є англійська версія; у разі будь-яких розбіжностей переважає англійський текст.

Ця Політика конфіденційності пояснює, як Smart Solution Labz LLC ("Smart Solution Labz", "ми" або "нас") збирає, використовує, передає та захищає персональні дані, коли ви користуєтеся застосунком Clocker, вебсайтами і повʼязаними послугами ("Сервіс"). Вона також пояснює ваші права за Загальним регламентом ЄС про захист даних (GDPR) і хорватським законодавством про захист даних.

1. Хто відповідає за ваші дані

Контролером даних для Сервісу є:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Контакт з питань конфіденційності: info@s-labz.com

Представник у ЄС (стаття 27 GDPR). Оскільки ми маємо осідок поза межами Європейського Союзу, ми призначили Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia (електронна пошта: info@s-labz.com), своїм представником у ЄС. Ви та наглядові органи можете звертатися до представника з усіх питань, повʼязаних з обробкою ваших персональних даних, додатково до звернення безпосередньо до нас або замість нього.

Smartyn d.o.o. також діє як наш уповноважений реселер і зареєстрований продавець (merchant of record): він обробляє дані щодо оплати, виставлення рахунків і підтримки від нашого імені як наш обробник, і є самостійним контролером власних передбачених законом записів обліку та бухгалтерських документів за хорватським правом.

2. Ролі контролера та обробника

Clocker - це інструмент для бізнесу. Важливо, у якій ролі ми обробляємо дані:

• Ми є контролером щодо даних про ваш обліковий запис, оплату й платежі, ваше користування Сервісом і наше листування з вами.
• Ми є обробником (процесором), а контролером є ви щодо персональних даних, які ви або ваші Учасники вносите в Робочий простір про ідентифікованих осіб - наприклад, записи обліку робочого часу, відмітки за місцезнаходженням, контактні дані клієнтів (CRM), бронювання, нотатки й вкладення. Ми обробляємо ці дані за вашими задокументованими вказівками для надання Сервісу. Як контролер цих даних ви відповідаєте за наявність належної правової підстави та за інформування відповідних осіб (наприклад, своїх працівників про відстеження місцезнаходження).

До кого з чим звертатися. Якщо ви хочете видалити сам свій обліковий запис Clocker або маєте питання щодо входу, оплати чи застосунку, звертайтеся до нас - див. розділи 9 і 10. Якщо ви хочете щось змінити або вилучити з робочих записів, які ваш роботодавець веде в Clocker - робочі години, розрахункові показники, кадрові документи або записи, що фіксують ваше імʼя як особи, яка щось зробила чи затвердила, - звертайтеся до свого роботодавця. Він вирішує, що буде з цими записами; ми діємо лише за його вказівкою і не видалятимемо та не змінюватимемо їх на прохання Учасника. Умови цих відносин за статтею 28 GDPR викладені в нашому Додатку про обробку даних.

3. Персональні дані, які ми збираємо

Ви надаєте нам:

• Дані облікового запису - імʼя, адресу електронної пошти, пароль (зберігається у вигляді хешу), дані компанії/Робочого простору, мову й налаштування, а також необовʼязкову домашню/поштову адресу (країна, місто, поштовий індекс і вулиця), яку Учасник може надати і яку Адміністратори його роботодавця можуть переглядати й вести для розрахунків і робочих записів роботодавця.
• Вміст, який ви надсилаєте ("Дані Клієнта") - записи обліку часу, робочі години, наряди, бронювання й події, записи клієнтів (CRM), нотатки, завдання та будь-які файли чи вкладення, які ви завантажуєте.
• Платіжні дані - дані вашої підписки та рахунків. Платежі карткою обробляє Worldline; ми отримуємо обмежені дані, як-от факт оплати, суму та ідентифікатор платежу. Ми не зберігаємо повних номерів карток.
• Підтримка та листування - повідомлення, які ви нам надсилаєте.

Ми збираємо автоматично:

• Дані про місцезнаходження - якщо ви користуєтеся відміткою за місцезнаходженням, Сервіс використовує місцезнаходження вашого пристрою, щоб підтвердити, що ви перебуваєте в дозволеному радіусі робочого місця. Місцезнаходження використовується для цієї мети та повʼязаних записів. На мобільних пристроях ви можете керувати дозволом на місцезнаходження в налаштуваннях пристрою; його вимкнення може обмежити відмітку за місцезнаходженням.
• Дані про пристрій і використання - тип пристрою, операційна система, версія застосунку, ідентифікатори, журнали, дата вашої останньої активності та платформа, якою ви користувалися, і - лише за вашою згодою - те, як ви взаємодієте із Сервісом (див. розділ 4, Аналітика).
• Токени push-сповіщень - для доставлення сповіщень (наприклад, запрошень чи нагадувань), якщо їх увімкнено.
• Файли cookie та подібні технології - див. наше Повідомлення про файли cookie.

4. Навіщо ми використовуємо ваші дані та наші правові підстави

Мета	Правова підстава (ст. 6 GDPR)
Надавати, забезпечувати роботу та безпеку Сервісу і вашого облікового запису	Виконання договору
Обробляти платежі, підписки та виставлення рахунків	Виконання договору; юридичний обовʼязок
Надавати підтримку та відповідати вам	Виконання договору; законні інтереси
Відмітка за місцезнаходженням (підтвердження присутності на робочому місці)	Виконання договору з власником облікового запису; якщо ви Учасник, за правову підставу відповідає контролер (ваш роботодавець), і нею можуть бути законні інтереси, юридичний обовʼязок або згода
Підтримувати безпеку, запобігати шахрайству та зловживанням	Законні інтереси; юридичний обовʼязок
Діагностувати збої та підтримувати стабільність застосунку (звіти про збої)	Законні інтереси (ви можете вимкнути це в застосунку)
Розуміти використання, щоб покращувати Сервіс (аналітика в застосунку і на вебсайті)	Згода (вимкнено за замовчуванням; одне питання після реєстрації в застосунку, банер файлів cookie на вебсайті; можна відкликати будь-коли)
Вести зведену статистику сервісу (скільки робочих просторів, запрошень чи записів створюється щодня, скільки пристроїв кожної платформи є активними)	Законні інтереси (лише підрахунки, без ідентифікаторів)
Надсилати службові та, де це дозволено, маркетингові повідомлення	Законні інтереси або згода; від маркетингу можна відмовитися
Дотримуватися юридичних, податкових і бухгалтерських обовʼязків	Юридичний обовʼязок

Там, де ми спираємося на законні інтереси, ми зважуємо їх з вашими правами. Там, де ми спираємося на згоду, ви можете відкликати її будь-коли, і це не впливає на обробку, здійснену раніше.

Аналітика, звіти про збої та ваші засоби керування в застосунку

Ми використовуємо Google Firebase для необовʼязкової, неістотної обробки, і ви керуєте нею в застосунку в розділі Налаштування > Дані та конфіденційність:

• Аналітика (Google Analytics for Firebase) допомагає нам зрозуміти, як використовується застосунок, щоб ми могли його покращувати: які екрани відкривають, якими функціями користуються, де люди застрягають. Вона вимкнена за замовчуванням. Ми питаємо вас один раз, під час першого входу, з двома рівнозначними варіантами, і ви можете будь-коли змінити свою відповідь у Налаштуваннях; відмова нічого не змінює в тому, як застосунок працює для вас. Коли аналітика увімкнена, застосунок надсилає випадковий ідентифікатор екземпляра застосунку (у браузері - аналітичний файл cookie, описаний у Повідомленні про файли cookie, і адресу сторінки, на якій ви перебуваєте), назви дій, які ми вимірюємо, модель пристрою, операційну систему, версію застосунку, мову та приблизну країну, а також три загальні факти про ваш контекст: вашу роль у Робочому просторі (власник, менеджер або працівник), діапазон розміру вашої команди і мову, якою ви користуєтеся в застосунку. Вона ніколи не надсилає ваше імʼя, адресу електронної пошти, номер телефону, назву вашої компанії чи вміст, який ви вносите в застосунок, - ваші робочі години, клієнтів, нотатки й файли. Усе, що вона надсилає, є фіксованою міткою або числом з короткого наперед визначеного переліку, тож жодний вільний текст до неї потрапити не може. Ми ніколи не використовуємо її для реклами і не збираємо рекламний ідентифікатор пристрою.
• Аналітика вебсайту (Google Analytics) на clocker.cloud працює лише після того, як ви оберете "Прийняти всі" в банері файлів cookie. Вона фіксує адреси сторінок, які ви відкриваєте (що також показує нам, яку мовну версію ви читаєте), як далеко ви прокручуєте, на які посилання до застосунку і на які категорії галузей ви натискаєте, а також які питання відкриваєте в поширених запитаннях, разом з випадковим ідентифікатором відвідувача, збереженим у файлі cookie, типом вашого браузера й пристрою та приблизною країною. Вона ніколи не містить вашого імені, адреси електронної пошти чи будь-чого, що ви вводите. Див. Повідомлення про файли cookie.
• Звіти про збої (Firebase Crashlytics) надсилають діагностичні звіти, коли застосунок аварійно завершує роботу, щоб ми могли усунути проблеми. Вони увімкнені за замовчуванням на підставі законного інтересу в підтриманні стабільності та безпеки застосунку, і ви можете вимкнути їх будь-коли в Налаштуваннях.
• Статистика сервісу. Ми ведемо щоденні підрахунки того, скільки облікових записів, робочих просторів, запрошень, записів обліку часу, бронювань, нотаток і клієнтів створюється, як швидко приймаються запрошення, яку відповідь нові робочі простори дали на питання "звідки ви про нас дізналися", і скільки пристроїв кожної платформи є активними. Це зведені числа без ідентифікаторів, які ми зберігаємо для роботи й планування Сервісу, і, на відміну від аналітики, вони рахуються незалежно від вашої згоди. Щоб рахувати активні пристрої, ваш профіль зберігає дату вашої останньої активності та платформу, якою ви користувалися; більше нічого про вашу активність для цієї мети не записується.

5. Дані про місцезнаходження

Оскільки Clocker пропонує відмітку за місцезнаходженням, ми хочемо пояснити прямо: місцезнаходження збирається, щоб перевірити, що відмітка відбувається в межах радіуса робочого місця, налаштованого для Учасника. Якщо ви роботодавець, який користується цією функцією, ви є контролером даних про місцезнаходження ваших Учасників і мусите мати правову підставу та поінформувати своїх Учасників. Якщо ви Учасник, ваш роботодавець вирішує, чи застосовується до вас відмітка за місцезнаходженням; з питаннями про це звертайтеся до свого роботодавця.

6. З ким ми ділимося даними

Ми не продаємо ваші персональні дані. Ми передаємо їх лише:

• Постачальникам послуг (обробникам), які допомагають нам забезпечувати роботу Сервісу за договором, зокрема Google (Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage, Cloud Messaging та аналітика) для хостингу й інфраструктури, Worldline для обробки платежів, E-RAČUNI d.o.o. (Хорватія) для видачі та фіскалізації рахунків як сертифікований посередник е-рахунків, і Scaleway S.A.S. (Франція) для надсилання електронної пошти із Сервісу (нагадування, рахунки, повідомлення про платежі).
• Smartyn d.o.o. (Хорватія), нашому уповноваженому реселеру, зареєстрованому продавцю та представнику в ЄС, для оплати, виставлення рахунків, продажу й підтримки.
• Вашому Робочому простору - Дані Клієнта, які ви надсилаєте, видимі Адміністраторам і Учасникам вашого Робочого простору відповідно до дозволів, які ви встановили.
• Органам влади або третім особам, якщо цього вимагає закон, для захисту наших прав або у звʼязку зі злиттям, придбанням чи продажем активів (зі збереженням захисту ваших даних).

Актуальний перелік наших основних субобробників доступний на запит за адресою info@s-labz.com.

7. Де зберігаються ваші дані

Основне сховище даних Сервісу розміщене в Європейському Союзі (регіон Google Cloud europe-west3, Франкфурт): і база даних, що містить Дані Клієнта, і файлове сховище з вашими завантаженнями розташовані в цьому регіоні. Резервне копіювання та обробка відбуваються із застосуванням належних гарантій.

Дані для входу є винятком. Firebase Authentication - сервіс Google, який зберігає вашу адресу електронної пошти, хеш вашого пароля, ваш номер телефону, якщо ви входите за ним, ваш ідентифікатор входу Google або Apple, а також IP-адреси й час ваших подій входу - працює лише у Сполучених Штатах, у якому б регіоні не була база даних. Доставлення push-сповіщень, діагностика збоїв та аналітика використання (Google Analytics, лише за вашою згодою) також можуть оброблятися за межами Європейського економічного простору. Розділ 8 пояснює гарантії, на які ми спираємося для таких передавань.

8. Міжнародні передавання

Ми є компанією, заснованою у Сполучених Штатах, і деякі наші постачальники (наприклад, Worldline і Google) також можуть обробляти персональні дані за межами Європейського економічного простору. Дані Клієнта зберігаються в Європейському Союзі (див. розділ 7); там, де до персональних даних отримують доступ зі Сполучених Штатів чи іншої третьої країни або передають їх туди, ми спираємося на належні гарантії за главою V GDPR, як-от Стандартні договірні положення Європейської Комісії та/або рішення про адекватність, щоб захистити ваші дані. Ви можете запитати більше інформації про ці гарантії за адресою info@s-labz.com.

9. Як довго ми зберігаємо дані

• Дані облікового запису та Дані Клієнта - доки ваш обліковий запис активний. Коли завершується Безкоштовний пробний період або Підписка, ми зберігаємо ваш Робочий простір і його Дані Клієнта ще 80 днів, щоб ви могли оформити (чи поновити) підписку в цей строк і продовжити рівно з того місця, де зупинилися. Після цих 80 днів ми видаляємо або знеособлюємо Дані Клієнта, з урахуванням резервних копій, які перезаписуються за ротацією. Ви також можете попросити нас видалити їх раніше (див. розділ 10).
• Записи обліку та податкові документи - протягом строку, якого вимагає застосовне бухгалтерське й податкове законодавство.
• Листування з підтримкою - протягом строку, потрібного для опрацювання вашого звернення, і для наших записів.
• Аналітика використання (лише за вашою згодою) - дані на рівні подій зберігаються в Google Analytics 14 місяців; звіти про збої - 90 днів. Зведена статистика сервісу, описана в розділі 4, не містить ідентифікаторів і зберігається доти, доки існує Сервіс.

Ви (або ваш Адміністратор) можете видалити більшість своїх даних безпосередньо в Сервісі, а також можете подати запит на видалення, як описано нижче.

Видалення вашого облікового запису Clocker

Ви можете видалити свій обліковий запис у застосунку або на нашій сторінці видалення облікового запису, яка приймає сам запит після того, як ви увійдете.

Видалення не миттєве. Спершу ваш обліковий запис деактивується і починається пільговий строк 40 днів: ви одразу втрачаєте доступ до кожного Робочого простору, до якого належали, і протягом цього строку можете передумати й відновити обліковий запис, просто увійшовши знову. Коли строк спливає, запланована задача остаточно видаляє ваші облікові дані для входу і сам обліковий запис Clocker, ваш особистий профіль, а також контактні дані, що зберігаються про вас на картці працівника в кожного роботодавця, - вашу адресу електронної пошти, домашню адресу, номер телефону, дату народження та стать.

Що залишається після цього і чому. Ваші імʼя та прізвище залишаються на картці працівника в кожному Робочому просторі, учасником якого ви були, а записи, які ваші роботодавці ведуть про вашу роботу - записи обліку робочого часу, розрахункові та платіжні дані, кадрові документи, які вони завантажили, і операційні записи, що називають вас особою, яка щось створила, змінила чи затвердила, - не видаляються. Це записи вашого роботодавця, а не наші: ваш роботодавець є контролером, ми лише його обробник, і в більшості випадків роботодавець зобовʼязаний за законом зберігати їх роками після завершення вашої роботи. Тому ми не маємо ані права, ані можливості видалити їх на ваше прохання. Розділ 10 пояснює, куди звертатися з таким запитом.

Коли роботодавець вилучає вас з Робочого простору

Адміністратор може вилучити вас з Робочого простору одним із двох способів. Архівування забирає ваш доступ і більше нічого не змінює; членство можна відновити будь-коли. Видалення ваших даних негайно забирає доступ і запускає строк 40 днів, який можна скасувати; після нього ваш кадровий запис у цьому Робочому просторі остаточно видаляється: поля профілю, нотатки менеджера, завантажені кадрові документи та файли за ними, а також ваші власні запити на відсутність і відпустку. Ваші записи обліку робочого часу та розрахункові дані зберігаються, якщо Адміністратор прямо не увімкне це як окрему, окремо підтверджену вказівку.

Після завершення цього видалення в Робочому просторі залишається мінімальний запис, що містить лише ваше імʼя та прізвище і технічні позначки, щоб історичні записи й далі відображалися коректно. Ваше імʼя також залишається в операційних записах роботодавця, показане приглушеним стилем. Кожне вилучення, скасування та остаточне видалення записується в журнал усередині Робочого простору, який фіксує, хто його призначив і коли; цей журнал зберігається як доказ вказівки і видаляється разом із самим Робочим простором.

Вилучення з Робочого простору не видаляє ваш особистий обліковий запис Clocker. Він залишається вашим, з вашим профілем, і ви можете створити власний Робочий простір або прийняти з ним інше запрошення.

10. Ваші права

За GDPR ви маєте право:

• на доступ до персональних даних, які ми про вас зберігаємо;
• на виправлення неточних чи неповних даних;
• на стирання ваших даних ("право бути забутим") за певних обставин;
• на обмеження обробки або на заперечення проти неї за певних обставин, зокрема заперечення проти обробки на підставі законних інтересів і проти прямого маркетингу;
• на перенесення даних - отримати свої дані у структурованому, широко використовуваному, придатному для машинного зчитування форматі;
• відкликати згоду будь-коли там, де ми спираємося на згоду; і
• подати скаргу до наглядового органу, у Хорватії це Хорватське агентство із захисту персональних даних (Agencija za zaštitu osobnih podataka - AZOP).

Щоб скористатися своїми правами, звертайтеся на info@s-labz.com. Якщо ваш запит стосується даних, контролером яких є ваш роботодавець чи інша організація (наприклад, дані Учасників або клієнтів у їхньому Робочому просторі), ми спрямуємо вас до цього контролера або повідомимо його. Ми відповідаємо в строки, встановлені законом (як правило, протягом одного місяця).

Запити щодо ваших робочих даних. Якщо ви попросите нас стерти, виправити чи передати записи, які роботодавець веде про вас у Clocker, ми підтвердимо отримання запиту, повідомимо, яка організація є контролером, і скеруємо вас до неї; там, де вважатимемо це доречним, ми також повідомимо її про ваш запит. Ми не виконуватимемо запит самостійно з двох незалежних причин: ми обробляємо ці дані лише як обробник роботодавця і не можемо діяти всупереч вказівкам контролера, а право на стирання не застосовується там, де обробка є необхідною для виконання юридичного обовʼязку контролера (стаття 17(3)(b) GDPR) - що зазвичай і має місце для записів про робочий час, розрахунків і кадрових документів. Це не обмежує ваших прав щодо роботодавця та вашого права подати скаргу до наглядового органу. Це також не заважає вам будь-коли видалити сам ваш обліковий запис Clocker (розділ 9).

11. Безпека

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних, зокрема шифрування під час передавання, контроль доступу, автентифікацію та розміщення на надійній хмарній інфраструктурі. Жоден спосіб передавання чи зберігання не є повністю безпечним, тож ми не можемо гарантувати абсолютної безпеки. Якщо порушення захисту персональних даних імовірно спричинить ризик для ваших прав, ми повідомимо відповідний орган і, де це вимагається, постраждалих осіб згідно з GDPR.

12. Автоматизоване прийняття рішень

Ми не приймаємо щодо вас рішень, які мають юридичні або подібні істотні наслідки, виключно на основі автоматизованої обробки. Такі функції, як автоматична класифікація годин, є інструментами обчислення; самі по собі вони не приймають рішень щодо осіб.

13. Діти

Сервіс призначений для ділового використання людьми віком від 18 років і не спрямований на дітей. Ми свідомо не збираємо персональних даних дітей.

14. Файли cookie

Наші вебсайти та Сервіс використовують файли cookie й подібні технології, як описано в нашому Повідомленні про файли cookie.

15. Зміни цієї Політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику конфіденційності. Якщо ми вноситимемо суттєві зміни, ми повідомимо про це (наприклад, електронною поштою або в Сервісі) до набрання ними чинності. Дата "Останнє оновлення" вгорі показує останню редакцію.

16. Контакти

З будь-якого питання щодо конфіденційності або щоб скористатися своїми правами:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Електронна пошта: info@s-labz.com

Представник у ЄС (ст. 27 GDPR): Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia, електронна пошта: info@s-labz.com